Con Contabilità in Cloud è possibile gestire la contabilità ordinaria di un’azienda. E’ possibile registrare o importare i saldi di apertura, registrare fatture, movimenti contabili generici e pagamenti. Inoltre è possibile stampare i mastrini dei conti, il libro giornale, personalizzare il piano dei conti e inserire valori di budget per elaborare un bilancio preventivo. Infine è possibile elaborare il bilancio di esercizio a sezioni contrapposte o sovrapposte. Consente anche di gestire i cespiti, i centri di responsabilità, i ratei e i risconti.

Di seguito sono elencate tutte le fasi relative alle impostazioni preliminari, alla registrazione, importazione, stampa ed elaborazione.

Da Tutte le impostazioni\Contabilità\Piano dei conti è possibile accedere al piano dei conti dell’azienda che è già preconfigurato. Altrimenti è possibile importarlo da un file csv. Su ciascun conto è possibile inserire dei valori di budget che devono essere poi confrontati con i valori di consuntivo.

È necessario definire i conti da utilizzare nelle registrazioni automatiche prima di iniziare ad utilizzare Contabilità in Cloud. Questi conti sono utilizzati in varie procedure contabili. Da Tutte le impostazioni\Contabilità selezionare la voce Conti di sistema.

Ai fini di una corretta registrazione delle vendite e degli acquisti in contabilità è necessario verificare i codici IVA già preconfigurati ed, eventualmente, crearne nuovi. Per fare questo leggi l’approfondimento I Codici IVA e scarica il fil excel contenuto nello stesso articolo.

Prima di iniziare ad utilizzare Contabilità in Cloud, è necessario definire l’esercizio contabile. Un nuovo esercizio contabile può essere creato da Tutte le impostazioni\Contabilità\Esercizi contabili. E’ possibile chiudere un esercizio, riaprirlo e bloccarne i periodi.

Da Tutte le impostazioni\Categorie e unità si accede alle serie numeriche che consentono di numerare i documenti di vendita e le principali operazioni contabili (registrazioni di incasso, pagamento, giroconti IVA…). Alcune serie numeriche sono proprietarie e pertanto non è possibile eliminarle, è però possibile personalizzarle.

Da Tutte le impostazioni\Contabilità si accede a Tassi di cambio fissi. In Contabilità in Cloud i tassi di cambio sono aggiornati quotidianamente (durante la notte) da XE.com per un certo numero di valute. Questi tassi di cambio sono anche storicizzati nel sistema.

Il conto finanziario rappresenta il collegamento con il conto del piano dei conti in cui far confluire gli incassi e i pagamenti delle fatture. E’ possibile creare un nuovo conto finanziario dalla sezione Pagamenti -> Conti finanziari.

Le anagrafiche dei fornitori e dei clienti possono essere creati rispettivamente da Acquisti\Fornitori o da Vendite\Clienti oppure possono essere importati da Tutte le impostazioni\Azienda\Importa dati rispettivamente Fornitori e Clienti.

Con le registrazioni delle fatture di vendita, delle fatture di acquisto e dei movimenti contabili generici, dopo aver compilato le varie parti della registrazione è possibile memorizzare queste informazioni come modello in maniera tale da poter far riproporre le informazioni inserite in nuove registrazioni.

E' possibile modificare e personalizzare le annotazioni delle registrazioni contabili. Per fare questo accedere dal menu Contabilità alla voce Configurazioni e selezionare Annotazioni automatiche.

Le scritture di apertura dei saldi possono essere inserite manualmente oppure importate da un file csv.

Con Contabilità in Cloud è possibile inserire movimenti di prima nota o importarli.

Con Contabilità in Cloud è possibile inserire registrazioni ai fini IVA, registrare fatture in cui sono presenti le rate di un cespite acquisito in precedenza, contabilizzare le fatture di acquisto elettroniche ricevute.

Registrate le fatture e i movimenti contabili è possibile stampare i mastrini, il partitario clienti e fornitori, le rate scadute e in scadenza dei clienti e dei fornitori, stampare i valori di budget, il bilancio con budget, il bilancio di verifica e l’analisi della marginalità, il libro giornale e i registri iva.

Al termine di ogni esercizio contabile, occorre effettuare delle scritture contabili, che consentiranno di attribuire ad ogni esercizio solo i costi ed i ricavi di effettiva competenza. L’attribuzione dei costi e dei ricavi all’effettivo esercizio di competenza viene eseguita attraverso la rilevazione dei ratei e dei risconti e attraverso la rilevazione delle fatture da emettere e da ricevere.

Dal menu Reports\Bilanci è possibile elaborare il bilancio di esercizio a sezioni sovrapposte o contrapposte. Inoltre se è attivo il modulo del magazzino è possibile elaborare il valore del magazzino da inserire in bilancio.

Dal menu Tutte le impostazioni\Categorie e unità possono essere creati i Centri di responsabilità. In ogni registrazione contabile di vendita, di acquisto o di giroconto è possibile indicare in un apposito campo il centro di responsabilità a cui si riferisce il costo o il ricavo dell’operazione. Alla fine può essere elaborato un riepilogo dei profitti e delle perdite per CDR.

Con Contabilità in Cloud si possono gestire i cespiti della propria azienda, secondo la normativa vigente e grazie ad automatismi utili che permettono di calcolare le quote di ammortamento, di rilevare in contabilità tutte le operazioni riconducibili alle immobilizzazioni e di stampare il registro dei cespiti.

Dalla sezione Acquisti\Ritenute su prestazioni\Ritenute è possibile creare le ritenute, gestirne le casistiche, effettuare le stampe, esportarle in un foglio Excel e importarle da un file csv.