Quando inizi a utilizzare Contabilità in Cloud, provenendo da un altro sistema contabile, una delle prime operazioni che dovrai fare è la registrazione di apertura dei saldi contabili.
Le registrazioni di chiusura realizzate con il precedente sistema contabile verranno convertite nella registrazione di apertura in Contabilità in Cloud. Prima di creare qualsiasi registrazione contabile, ti consigliamo di consultare la sezione relativa Tutte le impostazioni della tua azienda (Piano dei conti e Esercizi contabili).
Passo 1 – Creare gli esercizi contabili
La registrazione di apertura è una registrazione che il programma crea in maniera automatica nel momento in cui viene chiuso l’esercizio contabile precedente.
In questo caso, creeremo la registrazione di apertura saldi come registrazione di chiusura nell’esercizio contabile immediatamente precedente. In questa maniera il software creerà automaticamente la registrazione di apertura saldi nell’anno contabile in cui stiamo iniziando ad utilizzare Contabilità in Cloud.
Immaginiamo di voler iniziare a utilizzare Contabilità in Cloud nell’esercizio contabile 2021, per prima cosa creeremo i nostri esercizi contabili, il 2020 e il 2021.
Andiamo su Tutte le impostazioni > Contabilità > Esercizi contabili e da qui creiamo i due esercizi contabili.
Passo 2 – Creiamo la registrazione di apertura
Creati i due esercizi contabili:
possiamo creare la registrazione di apertura con la data di registrazione pari alla data di fine dell’esercizio precedente, nel nostro esempio quindi con data 31/12/2020;
oppure possiamo importare i saldi contabili dei conti, dei clienti e dei fornitori da un file csv.
Per creare la registrazione di apertura andiamo su Contabilità > Prima nota > Nuova registrazione. Inseriti i conti e gli importi nella registrazione possiamo cliccare su Salva, per salvarla in bozza e poterla modificare successivamente, oppure cliccare su Contabilizza per renderla definitiva e quindi non più modificabile.
In questa registrazione di esempio imputeremo l’ammontare dei crediti verso clienti sul conto 2310 e l’ammontare dei debiti verso fornitori sul conto 4510. Successivamente a questa registrazione vedremo come distribuire l’ammontare registrato sui clienti e sui fornitori.
Passo 3 – Distribuzione del saldo sui clienti e sui fornitori
Creata la registrazione di apertura e indicato il totale dei crediti e dei debiti su clienti e fornitori, procediamo ad assegnare ad ognuno di loro l’importo esatto che dobbiamo ancora incassare o che dobbiamo ancora pagare.
Per poter eseguire questa operazione è necessario aver creato, preventivamente, i clienti e i fornitori su Contabilità in Cloud o averli importati da un file csv, oppure si dovrà crearli sul momento.
Andiamo su Vendite > Registrazione fatture > Nuova registrazione. Dobbiamo a questo punto creare una registrazione per ciascun dei clienti per cui dobbiamo registrare un credito, questi sono i campi della registrazione che dobbiamo compilare con le indicazioni del valore da specificare.
Cliente: selezioniamo un cliente tra quelli già disponibili oppure creiamone uno al volo dalla lista di ricerca.
Numero fattura: indichiamo come numero fattura il numero 0 (zero). Questo valore non è rilevante in quanto questa registrazione andrà fatta con una data dell’esercizio precedente, il 2020.
Serie numerica: selezioniamo la serie numerica delle fatture di vendita manuali
Data: indichiamo la data di fine esercizio dell’anno contabile precedente, quindi ad esempio 31/12/2020.
Importo totale: l’importo del credito ancora da incassare da questo cliente.
Conto del cliente: questo conto viene proposto automaticamente nel momento in cui viene selezionato il cliente
Data Scadenza: indicare la data di scadenza in cui è previsto l’incasso di questo credito. Se le date di scadenza sono differenti, quindi il totale del credito è suddiviso su più date, è possibile cambiare l’importo sulla colonna Dare e automaticamente verrà creata una nuova riga con l’importo residuo, su questa nuova riga è possibile quindi indicare un’ulteriore data di scadenza.
Conti di contropartita: selezioniamo il conto utilizzato nella registrazione di apertura (es. 2310 – Crediti v/clienti)
Inseriti tutti i valori descritti nella registrazione possiamo quindi salvare la registrazione oppure contabilizzarla per renderla definitiva e non più modificabile.
Con lo stesso procedimento visto per i crediti dei clienti, dobbiamo a questo punto creare una registrazione per ciascuno dei fornitori per cui dobbiamo registrare un debito, andando su Acquisti > Fatture di acquisto > Nuova registrazione.
Passo 4 – Chiudere l’esercizio contabile precedente
Contabilizzate, quindi rese definitive e non modificabili, sia la registrazione di apertura sia quelle relative alla distribuzione dei saldi sui clienti e sui fornitori, possiamo procedere alla chiusura dell’esercizio contabile precedente, il 2020 da Tutte le impostazioni\Contabilità\Esercizi contabili.
Prima di procedere, è possibile verificare che i saldi inseriti per il 2020 siano corretti è possibile utilizzare i seguenti report:
Bilanci > Bilancio di verifica
Bilanci > Bilancio di periodo
Clienti > Partitario clienti
Fornitori > Partitario fornitori
A questo punto possiamo andare su Tutte le impostazioni > Contabilità > Esercizi contabili e da qui chiudiamo l’esercizio 2020. Nel momento in cui si conferma la chiusura dell’esercizio, il programma crea automaticamente la registrazione di chiusura al 31/12 e di apertura in data 01/01.
Se necessario, è possibile annullare la chiusura per poter effettuare nuove registrazioni sull’esercizio contabile precedente, l’esercizio potrà quindi essere chiuso nuovamente.
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