Se avviando una nuova azienda su Contabilità in Cloud si vogliono importare i saldi contabili dei conti, dei clienti e dei fornitori in maniera semplice e veloce, è possibile utilizzare l’app “Apertura saldi“.
Attivazione dell’app Apertura saldi
Per attivare l’app di Apertura saldi occorre accedere al menu Tutte le impostazioni --> Altro --> Apps.
Da qui è sufficiente aggiungere l’app “Apertura saldi” cliccando sul pulsante + e quindi inserire le proprie credenziali di accesso.
Attivata l’app, questa sarà disponibile nella barra principale, come illustrato nell’immagine sottostante.
Importazione dei saldi contabili
L’importazione dei saldi contabili può avvenire utilizzando un file csv, che può essere predisposto con Microsoft Excel o con un foglio di calcolo, e che deve prevedere le seguenti informazioni.
Data registrazione, è la data di registrazione contabile, che va espressa nel formato GG/MM/AAAA, con cui si vuole che vengano registrati i saldi contabili.
N° Conto, è il numero del conto del piano dei conti di Contabilità in Cloud di cui si vuole aprire il saldo. Non va indicato nulla se si vuole importare il saldo di un cliente o di un fornitore.
N° Cliente, è il numero con cui viene identificato il cliente su Contabilità in Cloud. Non va indicato nulla se si vuole importare il saldo di un conto o di un fornitore.
N° Fornitore, è il numero con cui viene identificato il fornitore su Contabilità in Cloud. Non va indicato nulla se si vuole importare il saldo di un conto o di un cliente.
N° Centro di responsabilità, è il numero con cui viene identificato il centro di responsabilità su Contabilità in Cloud.
Data documento, è la data del documento di vendita o di acquisto, che va espressa nel formato GG/MM/AAAA. Va indicata solo se si sta importando il saldo di un cliente o di un fornitore.
N° Documento, è il numero del documento di vendita o di acquisto. Va indicato solo se si sta importando il saldo di un cliente o di un fornitore.
Data scadenza, è la data di scadenza entro cui ci si aspetta il pagamento da parte di un cliente o di un fornitore, che va espressa nel formato GG/MM/AAAA. Va indicata solo se si sta importando il saldo di un cliente o di un fornitore.
Note, sono le annotazioni relative al saldo da importare, verranno memorizzate nella registrazione contabile.
Dare, è il valore del saldo attivo (entrate/crediti) che si vuole importare. Va indicato un importo nel formato 9999,99. Non può essere specificato un valore pari a zero.
Avere, è il valore del saldo passivo (uscite/debiti) che si vuole importare. Va indicato un importo nel formato 9999,99. Non può essere specificato un valore pari a zero.
Partite cliente/fornitore: data documento, numero documento e data scadenza devono essere valorizzati solo se si vuole importare le singole partite per ogni cliente e fornitore. Se si vuole importare solo un saldo complessivo per cliente e fornitore, non vanno specificati nel file CSV. Le partite di clienti e fornitori importati possono essere pagate dalla sezione Pagamenti.
Se viene indicato un saldo negativo per il cliente e/o il fornitore, non verrà creata una scadenza. In tal caso sarà necessario registrare un pagamento non associabile ad una partita.
Cliccando sul pulsante Importa CSV, è possibile scaricare un file CSV di esempio, caricare il CSV da importare e quindi confermare l’importazione.
Predisposto il CSV come indicato in precedenza, è possibile a questo punto caricarlo e importarlo. Confermata l’importazione, è possibile visualizzare nella pagina i saldi dei conti importati dal file CSV.
A questo punto è possibile:
eliminare i saldi importati per poter ripetere il processo di importazione; questa opzione è utile se ci si rende conto che i valori importati non sono validi e che non possono essere contabilizzati, eliminandoli sarà possibile importare un nuovo file CSV;
contabilizzare i saldi per tutti i conti importati, viene creata una registrazione contabile su Contabilità in cloud che accende i saldi dei conti con i valori importati; i saldi una volta importati saranno visibili come registrazione contabile, con serie numerica OB, sulla sezione Contabilità.
Affinché la contabilizzazione dei saldi vada a buon fine è necessario indicare un conto transitorio per consentire la quadratura contabile. Il conto transitorio viene richiesto quando si conferma la contabilizzazione, ma può anche essere specificato nel file CSV con un saldo pari al totale dei saldi a credito o a debito da importare.
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