Di seguito sono elencate tutte le fasi relative alle impostazioni preliminari, alle registrazioni ai fini IVA, alla stampa dei registri alla generazione dei file e all’elaborazione.
1. Impostare la periodicità IVA dell’Azienda.
Dalla sezione Tutte le impostazioni → Azienda → Informazioni principali → Azienda, cliccando su “Modifica”, è possibile selezionare dal campo “Tipo liquidazione IVA” la periodicità desiderata (mensile o trimestrale) e confermare l’impostazione.
2. Impostare i conti di sistema.
Ai fini della contabilizzazione automatica dei giroconti IVA, generati quando la liquidazione IVA viene contrassegnata come definitiva, è necessario configurare correttamente i due conti di sistema:
“Liquidazione IVA”
“Liquidazione IVA periodo precedente”
Se questi conti non sono configurati correttamente, il sistema non sarà in grado di generare le scritture automatiche di giroconto IVA.
3. Verificare i codici IVA
Ai fini di una corretta registrazione delle vendite e degli acquisti in contabilità, è necessario verificare i codici IVA già preconfigurati ed eventualmente crearne di nuovi.
Per maggiori dettagli consultare l’approfondimento “I Codici IVA” e scaricare il file Excel presente all’interno dell’articolo.
4. Registrare gli acquisti e le vendite
Prima di elaborare la liquidazione IVA di un periodo è necessario verificare che siano state registrate e contabilizzate tutte le fatture di acquisto, le fatture di vendita e gli eventuali corrispettivi relativi al periodo di riferimento.
Gli importi IVA a credito e a debito vengono riportati nella liquidazione in base alla data indicata nel campo “Data IVA”. Questo campo può essere compilato:
durante la registrazione delle fatture di vendita;
nella registrazione contabile dei corrispettivi;
in fase di importazione delle fatture elettroniche di acquisto.
Ad esempio, se una fattura viene registrata contabilmente in data 01/02 ma presenta Data IVA 29/01, l’operazione confluirà:
nella liquidazione IVA di gennaio;
nel registro IVA di febbraio.
La corretta gestione della Data IVA consente non solo di elaborare correttamente la liquidazione, ma anche di renderla definitiva ai fini della Comunicazione delle Liquidazioni IVA Periodiche e della Dichiarazione IVA.
5. Verificare i totali dei Registri IVA
Dopo aver registrato tutte le fatture del periodo, è opportuno stampare i registri IVA vendite, acquisti e corrispettivi per verificarne gli importi. Le registrazioni vengono riportate sul registro IVA in base alla “Data Contabile”.
7. Elaborare la liquidazione IVA
Per elaborare la liquidazione IVA, dal menu Reports selezionare Liquidazione IVA.
Si aprirà una finestra nella quale occorre indicare:
Anno: l’anno di riferimento della liquidazione;
Periodo: mensile o trimestrale, in base alla periodicità IVA dell’azienda;
Regime IVA: Ordinario oppure IVA per cassa, in base al regime adottato dall’azienda.
Nel dettaglio:
il regime Ordinario liquida l’IVA in base alla data fattura per le vendite e alla data contabile per acquisti e corrispettivi;
il regime IVA per cassa liquida l’imposta in base alla data di incasso o pagamento della fattura.
Sono inoltre disponibili i seguenti flag:
Includi registrazioni non contabilizzate: consente di includere nella liquidazione anche le operazioni non ancora contabilizzate;
Escludi le registrazioni non riportate dai periodi precedenti: permette di escludere le registrazioni relative a periodi precedenti inserite successivamente alla chiusura della liquidazione IVA del periodo di competenza.
8. Il risultato della liquidazione IVA
Dopo aver elaborato la liquidazione IVA senza selezionare la casella “Includi registrazioni non contabilizzate”, nella parte finale della stampa viene visualizzata la sezione “Riepilogo dati IVA per il periodo”.
In questa sezione vengono riepilogati:
l’IVA a debito;
l’IVA a credito;
l’eventuale credito del periodo precedente;
l’eventuale credito dell’anno precedente;
l’eventuale credito da riportare al periodo successivo;
l’eventuale acconto IVA.
9. Utilizzo del Credito IVA dell’anno precedente e dei crediti speciali
Quando la liquidazione IVA dell’ultimo periodo dell’anno risulta a credito, prima di contrassegnare come definitiva la liquidazione IVA di gennaio o del primo trimestre è necessario eseguire un giroconto con data 31/12 per trasferire il saldo presente nel conto di sistema “Liquidazione IVA periodo precedente (saldo)” verso un altro conto patrimoniale, ad esempio “Erario c/IVA” oppure “Erario c/IVA anno precedente”.
Questa operazione evita che il credito IVA dell’anno precedente venga riportato automaticamente nel campo della liquidazione “Debito o credito riportato dal periodo precedente”. Il giroconto deve essere contabilizzato.
Dopo aver eseguito il giroconto, il credito IVA dell’anno precedente potrà essere inserito manualmente nella liquidazione di gennaio o del primo trimestre, limitatamente all’importo che si desidera utilizzare nel periodo.
Anche eventuali crediti speciali devono essere inseriti manualmente nella liquidazione IVA. Tali importi verranno sommati al credito del periodo e riportati automaticamente nella liquidazione successiva.
10. Il calcolo dell’Acconto IVA di Dicembre
Per calcolare l’Acconto IVA da versare entro il 27 dicembre è necessario elaborare la liquidazione IVA selezionando come periodo “Dicembre Acconto” o "Quarto trimestre acconto".
Nella sezione “Riepilogo dati IVA per il periodo”, in corrispondenza della voce “Acconto versato”, cliccare sull’icona a forma di rotellina e selezionare il metodo di calcolo dell’acconto.
Il sistema riporterà automaticamente il relativo importo.
11. Contrassegnare la liquidazione come definitiva
Elaborata e visionata la Liquidazione IVA per il periodo selezionato, è possibile contrassegnare tutte le operazioni contabili, incluse nel periodo, come definitive cliccando sul pulsante “Contrassegna come definitivo“. Questo permette di generare automaticamente le scritture di giroconto se sono stati, opportunamente, configurati i conti di sistema.
12. Problematiche ricorrenti
Dopo aver elaborato e contrassegnato come definitiva la liquidazione IVA, possono emergere alcune anomalie dovute a impostazioni o operazioni gestite in modo non corretto.
Ad esempio:
il credito IVA dell’anno precedente potrebbe non essere stato gestito correttamente;
potrebbe essere stato utilizzato impropriamente il pulsante “Ricalcola”;
potrebbero essere state registrate operazioni non IVA utilizzando conti di tipo IVA;
potrebbero essere stati effettuati manualmente i giroconti IVA.
In questi casi è necessario verificare le registrazioni e le impostazioni utilizzate prima di procedere con eventuali rettifiche o nuove elaborazioni della liquidazione IVA
13. La Comunicazione liquidazione IVA
Contrassegnate come definitive le liquidazioni IVA di un trimestre è possibile creare il file XML della Comunicazione liquidazione IVA da inviare all’agenzia delle entrate.
14. La Dichiarazione IVA
Contrassegnate come definitive le liquidazioni iva di tutti i mesi o trimestri è possibile generare la Dichiarazione IVA, solo per gli abbonamenti Premium ed Enterprise.