Le serie numeriche consentono di numerare i documenti di vendita e le principali operazioni contabili, come incassi, pagamenti e giroconti IVA.
In Contabilità in Cloud, le serie numeriche possono essere utilizzate anche come sezionali IVA: ogni serie ha infatti una numerazione autonoma e viene visualizzata separatamente nei registri IVA.
Alcune serie numeriche sono predefinite dal sistema e non possono essere eliminate, ma è comunque possibile personalizzarle.
Per creare una nuova serie numerica, accedere al percorso:
Tutte le impostazioni → Categorie e unità → Serie numeriche
In alternativa, è possibile accedere alla sezione anche da Acquisti o Vendite, cliccando su Configurazioni → Serie numeriche.
In fase di creazione è possibile personalizzare i principali campi della serie numerica:
Prefisso (massimo 4 caratteri): è parte della serie numerica e viene visualizzato insieme al numero progressivo del documento, generato automaticamente in modo cronologico dal sistema (es. FVL1, FCL2, ecc.).
Tipo: identifica la tipologia di documento o di operazione contabile a cui viene associata la serie numerica. I tipi disponibili sono i seguenti:
-Prima nota: da utilizzare per registrazioni contabili generiche;
-Corrispettivo: da utilizzare per la registrazione dei corrispettivi di vendita giornalieri con aliquota certa;
-Fattura di vendita: da utilizzare per le fatture di vendita create dal menu Vendite → Fatture per l’invio allo SDI;
-Fattura elettronica: da utilizzare per le fatture di vendita inviate elettronicamente dal menu Vendite → Fatture da inviare elettroniche;
-Fattura di vendita manuale: da utilizzare per le fatture registrate da Vendite → Registrazione fatture (la mera rilevazione contabile);
-Fattura di acquisto: da utilizzare per le fatture di acquisto registrate da Acquisti → Fatture di acquisto o per le fatture ricevute elettronicamente;
-Reverse charge: da utilizzare per le fatture di acquisto in reverse charge registrate da Acquisti → Fatture di acquisto;
-DDT di vendita: da utilizzare per documenti di trasporto e bolle di consegna.
Il Nome della serie numerica:
Le tre Opzioni per il controllo della numerazione:
Ordinata: L’opzione comporta una serie di vincoli in fase di contabilizzazione: le registrazioni devono essere inserite e contabilizzate seguendo un ordine cronologico e numerico, senza la presenza di “buchi” nella numerazione.
Questa modalità è consigliata in particolare per fatture di acquisto, fatture di vendita, DDT di vendita.
Attivando l’opzione Ordinata, il sistema esegue controlli automatici per garantire una numerazione coerente per data. È inoltre possibile attivare la casella “Accetto”, che abilita il controllo della numerazione in sequenza: in questo modo tutti i documenti non ancora contabilizzati vengono riordinati e viene applicata la regola della numerazione progressiva e cronologica.
Continua: la numerazione non è ordinata per data, ma viene mantenuta una sequenza progressiva senza la presenza di “buchi” di numerazione.
Anche in questo caso è possibile attivare la casella “Controllo della numerazione in sequenza”, utile per garantire l’assenza di interruzioni nel protocollo, soprattutto in quanto si tratta di registrazioni che non sempre vengono effettuate in ordine cronologico (ad esempio, prima nota o pagamenti)
Inoltre, l’utilizzo della serie numerica in modalità Continua consente di inserire registrazioni anche in periodi già contabilizzati.
Senza vincoli: il programma non applica alcun ordinamento specifico dei protocolli e non effettua controlli sulla presenza di eventuali “buchi” di numerazione.
Attivando questa opzione, la numerazione non è ordinata e possono quindi verificarsi interruzioni nella sequenza.
ATTENZIONE: modificare il numero di partenza della serie numerica.
Se è necessario far partire la numerazione da un numero specifico, è possibile impostare il numero iniziale della serie numerica cliccando sull’icona dedicata, prima di iniziare a utilizzare la serie numerica di riferimento.
Alla creazione di un nuovo esercizio, la numerazione di ciascuna serie numerica riparte automaticamente da 1.
È comunque possibile modificare il numero iniziale, ma tale operazione può essere effettuata una sola volta: è quindi necessario prestare particolare attenzione prima di apportare la modifica.
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