La registrazione contabile di un’assicurazione può avvenire in due modi:
Dalla sezione Contabilità- > prima nota
Dalla sezione Acquisti -> fatture di acquisto -> Nuova registrazione
Nel primo caso rileviamo direttamente il costo a bilancio ed l’uscita di denaro, movimentando il conto di disponibilità liquida utilizzato per il pagamento dell’assicurazione.
Nel secondo caso rileviamo il costo a bilancio e registriamo il sorgere del debito verso l’assicuratore come se fosse la registrazione di una fattura di acquisto.
Per seguire questa seconda modalità occorre procedere con una serie di operazioni propedeutiche, utili ad evitare di utilizzare la stessa serie numerica utilizzata per la registrazione delle fatture ed a fare in modo che il debito verso gli assicuratori sia distinto dal debito verso fornitori.
Passo 1 – Creare una seria numerica specifica per non creare buchi nella numerazione del registro IVA acquisti.
Per creare la serie numerica da Acquisti/Configurazioni/Serie numeriche -> Nuova serie numerica indicare
il Prefisso ad esempio “ASSI”
il Nome ad esempio “Assicurazioni”
nel campo Tipo selezionare “Fattura di acquisto”
selezionare l’opzione “Senza vincoli”
Passo 2 – Creare un nuovo conto, un nuovo gruppo fornitori ed il fornitore (Assicuratore) ad esso collegato.
2.1 creare un nuovo conto nel piano dei conti (utile a distinguere il debito verso assicuratori dagli altri debiti verso fornitori). Da Tutte le impostazioni/Contabilità/Piano dei conti, selezionare il rigo del conto 4510 Debiti v/fornitori e cliccare sul tasto Copia.
Nella maschera successiva compilare i campi:
Tipo, selezionare “Stato patrimoniale”
N°, assegnare il primo numero libero (nell’esempio 4514)
Nome, assegnare un nome al conto (nell’esempio Debiti v/Assicurazioni)
Categoria analisi marginalità e valori chiave, selezionare ad esempio Altri debiti a breve termine (eventualmente chiedere conferma al proprio commercialista)
Categoria conto, Altri debiti
2.2 creare il gruppo fornitore. Da Acquisti/Fornitori/Gruppi fornitori -> Nuovo gruppo fornitori e:
assegnare un numero al gruppo che non sia già esistente
assegnare un nome al gruppo ad esempio ASSICURAZIONI
assegnare il conto contabile creato in precedenza
nel campo Serie numerica per fatture di acquisto, associare la serie numerica precedentemente creata “ASSI”
2.3 creare il fornitore, da Acquisti/Fornitori richiamando nel campo Gruppo quello creato per le assicurazioni.
Passo 3 – Registrare l’assicurazione prestando attenzione a non attribuire alcun codice IVA alla registrazione, in questo modo non movimenterà i registri IVA
Passo 4 – quando verrà eseguito il pagamento dell’assicurazione si dovrà procedere eseguendo la registrazione dalla sezione Pagamenti, utilizzando la serie numerica “PF – Pagamento Fornitore”.
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