Inviare fatture elettroniche
Contabilità in Cloud permette di emettere fatture elettroniche nei confronti di aziende (B2B), consumatori finali (B2C) e Pubblica Amministrazione (PA).
La fattura elettronica viene trasmessa tramite il Sistema di Interscambio o SdI gestito dall’Agenzia delle Entrate. Si tratta di un sistema informatico in grado di:
ricevere le fatture sotto forma di file;
effettuare controlli sui file ricevuti;
inoltrare le fatture verso le amministrazioni pubbliche destinatarie, o verso cessionari/committenti privati (B2B e B2C)
Lo SdI effettua tutti i controlli e funge da snodo per la consegna ai diretti interessati.
Il video tutorial riportato di seguito spiega in generale come funziona la fatturazione elettronica.
Di seguito i passi preliminari prima di inviare una fattura elettronica
Attivazione : Per attivare il servizio di fatturazione elettronica leggi questo articolo.
Mappatura: Attivato il servizio, da --> Vendite > Fatturazione avviare l’applicazione Invio fatture elettroniche. Prima di iniziare ad inviare documenti occorre effettuare la mappatura dei codici IVA e delle unità di Misura cliccando sul pulsante Altre opzioni. Questa procedura permetterà di utilizzare codici IVA e Unità di misura che saranno automaticamente riconosciuti dai software gestionali in uso dai tuoi clienti/fornitori e dallo SDI per il controllo di validità.
Impostazioni: Da -->Vendite --> Fatturazione --> Altre opzioni --> Impostazioni, verificare il corretto inserimento dei seguenti dati:
Utente e Password di Contabilità in Cloud.
Nota bene: Il nome utente è la email con cui si accede al Teamsystem ID e la password è quella che si utilizza per accedere;
Data di inizio INVIO DOCUMENTI DI VENDITA;
UTILIZZA NUOVO TRACCIATO V1.2.1 Questa casella occorre selezionarla se si vuole utilizzare la nuova versione della fatturazione elettronica XML che si riferisce alle specifiche 1.6.1 e obbligatorie dal 1 Gennaio 2021. Concretamente, il nuovo tracciato XML potrà essere utilizzato a partire dal 1° ottobre 2020, ma fino al 31 dicembre il Sistema di Interscambio continuerà ad accettare anche le attuali fatture elettroniche, basate sulla versione precedente delle specifiche tecniche. In particolare, l’elenco delle Natura IVA si arricchisce di sottocategorie di dettaglio. Dal 1° gennaio 2021, invece, tutte le fatture elettroniche dovranno essere conformi alle nuove specifiche e quindi sarà NECESSARIO SELEZIONARE OBBLIGATORIAMENTE LA RELATIVA CASELLA.
Invio fatture ai clienti
L’emissione di una fattura elettronica deve essere effettuata come una comune fattura di vendita (Vendite –> Fatturazione –> Fatture –> Nuova fattura), l’unica accortezza da applicare è quella di configurare correttamente:
Serie numeriche, definire le serie numeriche necessarie per la numerazione dei documenti con tipo “Fattura elettronica”,
Clienti, indicate la modalità di pagamento (ad esempio: Contanti, Bonifico da cliente…) e specificare il tipo cliente:
- nel caso di tipo cliente Ente pubblico occorre indicare il codice destinatario (formato da 6 caratteri alfanumerici ) sulla scheda “Fattura elettronica” dell’anagrafica cliente oppure nel luogo di consegna, l’accordo; commerciale da utilizzare come default per la compilazione della fattura;
- nel caso di tipo cliente B2B o persona fisica occorre indicare il codice destinatario (formato da 7 caratteri alfanumerici) sulla scheda “Fattura elettronica” dell’anagrafica cliente oppure nel luogo di consegna e/o l’indirizzo e-mail di posta elettronica certificata; - nel caso di cliente UE o Extra UE occorre indicare come Codice Ufficio o Destinatario il codice XXXXXXX (7 caratteri X) nel luogo di consegna.
Accordi commerciali, indicare il CUP (Codice unico di Progetto) e il CIG (Codice identificativo di gara) da riportare nella fattura elettronica, solo nel caso di tipo cliente Ente pubblico
Luoghi di consegna,
- nel caso di tipo cliente Ente pubblico occorre indicare il Codice ufficio fattura elettronica (identificativo univoco che consente al Sistema di Interscambio “SDI” di recapitare correttamente la fattura elettronica all’Ufficio destinatario) formato da 6 caratteri alfanumerici;
in questa pagina si può ricercare il Codice Ufficio di un ente pubblico - nel caso di tipo cliente B2B occorre indicare il Codice destinatario (alcuni lo chiamano “codice SDI”) formato da 7 caratteri alfanumerici ed è fornito dal cliente.
Dal menu Vendite –> Fatturazione –> Invio fatture elettroniche tutte le fatture di vendita emesse saranno visualizzate e pronte per l’invio.
Selezionare le fatture di vendita nella lista e per inviare cliccare il pulsante “Invia selezionati“.
Una volta inviate, le fatture assumono uno stato. Si tenga presente che il processo di invio coinvolge diversi sistemi che si “parlano” tra loro per stabilire cosa fare. I sistemi coinvolti porteranno a termine i processi di sincronizzazione e per conoscere l’esito bisogna fare riferimento allo stato di avanzamento. Ci sono stati iniziali, intermedi e finali.
Bottoni
I pulsanti che troviamo sulla destra di ogni fattura hanno molteplici funzioni e sono di seguito elencate:
AGGIORNA STATO: permette di aggiornare i vari stati della singola fattura selezionata. Questo pulsante sulla riga del documento sarà visibile solo quando il suo stato è in “CARICATO” o “IN_GESTIONE”.
Attenzione: Dopo un primo click sarà disabilitato per un paio di minuti per ottenere le informazioni provenienti da TS Digital;
DATI AGGIUNTIVI: prima di inviare ciascuna fattura è possibile arricchire la stessa con ulteriori dati. Per fare questo consigliamo di leggere come inserire i dati aggiuntivi nella fattura elettronica;
MOSTRA FATTURA: permette di visualizzare in formato PDF la fattura precedentemente creata e inviata;
SCARICA XML: il pulsante viene utilizzato per il download del file xml;
MOSTRA HTML: permette di visualizzare in formato HTML la fattura precedentemente creata e inviata;
MESSAGGI: si attiva solo se nella colonna di stato viene riportata la dicitura INVIO NON VALIDO o SCARTATA e permette di visualizzare la motivazione del mancato superamento delle verifiche e dei controlli. E’ utile quindi per la correzione dell’errore. Consigliamo quindi di leggere l’articolo delle problematiche ricorrenti sulla fatturazione elettronica.
MOTIFICHE SDI: il bottone permette di controllare tutte le notifiche e i dati di consegna, ricezione e invio della fattura da parte dello SDI;
INFORMAZIONI: permette di verificare e avere informazioni su tutti gli stati di ciascun documento inviato comprensivi di data e ora:
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