Inviare fatture elettroniche
Contabilità in Cloud consente di emettere fatture elettroniche verso aziende (B2B), consumatori finali (B2C) e Pubblica Amministrazione (PA).
La fattura elettronica viene trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate. Si tratta di un sistema informatico che:
riceve le fatture in formato file XML;
esegue controlli formali sui file ricevuti;
inoltra le fatture ai destinatari, siano essi Pubbliche Amministrazioni oppure soggetti privati (B2B e B2C).
Lo SdI svolge quindi il ruolo di intermediario e sistema di controllo, garantendo la corretta consegna delle fatture ai destinatari.
Passi preliminari per l’invio di una fattura elettronica
1. Attivazione del servizio
Per attivare il servizio di fatturazione elettronica è necessario seguire la procedura dedicata descritta nell’apposito articolo. (Leggi questo articolo)
2. Mappatura codici IVA e unità di misura
Una volta attivato il servizio accedere a Vendite → Fatturazione e avviare l’applicazione Invio fatture elettroniche.
Prima di iniziare l’invio dei documenti è necessario effettuare la mappatura dei codici IVA e delle unità di misura, tramite il pulsante “Altre opzioni”.
Questa procedura consente di associare correttamente i codici IVA e le unità di misura, rendendoli compatibili con i sistemi gestionali dei clienti/fornitori e con i controlli dello SdI.
3. Cliccando su “Impostazioni” è possibile verificare la corretta compilazione dei dati e impostare la “Data di inizio INVIO DOCUMENTI DI VENDITA”, ovvero la data a partire dalla quale le fatture elettroniche verranno inviate allo SDI.
Invio fatture ai clienti
L’emissione di una fattura elettronica si effettua come una normale fattura di vendita, accedendo alla sezione:
Vendite → Fatturazione → Fatture → Nuova fattura
L’unica accortezza consiste nella corretta configurazione dei seguenti elementi:
Serie numeriche
È necessario definire le serie numeriche per la corretta numerazione dei documenti, utilizzando una serie di tipo “Fattura elettronica” o “Fattura di vendita” (ad esempio FVL, FVE, ecc.).
Clienti
Occorre indicare la modalità di pagamento (es. contanti, bonifico da cliente) e configurare correttamente il tipo cliente:
Ente pubblico: inserire il codice destinatario (6 caratteri alfanumerici) nella scheda “Fattura elettronica” dell’anagrafica cliente oppure nel luogo di consegna. È possibile inoltre associare un accordo commerciale da utilizzare come default nella fattura;
B2B o persona fisica: inserire il codice destinatario (7 caratteri alfanumerici) nella scheda “Fattura elettronica” dell’anagrafica cliente oppure nel luogo di consegna e/o indicare l’indirizzo PEC;
Clienti UE o Extra UE: indicare come codice destinatario il valore “XXXXXXX” (7 X) nel luogo di consegna.
Accordi commerciali
Per i clienti Ente pubblico è necessario indicare:
CUP (Codice Unico di Progetto)
CIG (Codice Identificativo di Gara)
da riportare nella fattura elettronica.
Luogo di consegna
Per gli Enti pubblici è obbligatorio indicare il codice ufficio fattura elettronica, un identificativo di 6 caratteri alfanumerici che consente allo SdI di recapitare correttamente la fattura.
nel caso di tipo cliente B2B occorre indicare il Codice destinatario (alcuni lo chiamano “codice SDI”) formato da 7 caratteri alfanumerici ed è fornito dal cliente.
N.B.: Il codice SDI indicato nei luoghi di consegna prevale, ai fini dell’invio, su quello indicato all’interno dell’anagrafica cliente.
Dal menu Vendite → Fatturazione → Invio fatture elettroniche tutte le fatture di vendita emesse vengono visualizzate e sono pronte per l’invio.
Per procedere è sufficiente selezionare le fatture dalla lista e cliccare sul pulsante “Invia selezionati”.
Una volta inviate, le fatture assumono un specifico stato di avanzamento. Il processo di invio coinvolge diversi sistemi che comunicano tra loro per completare le verifiche e la trasmissione del documento. Per conoscere l’esito è necessario fare riferimento allo stato della fattura, che può essere iniziale, intermedio o finale.
Bottoni
I pulsanti presenti sulla destra di ogni fattura svolgono diverse funzioni, descritte di seguito:
AGGIORNA STATO
Permette di aggiornare lo stato della singola fattura selezionata. Questo pulsante è visibile sulla riga del documento solo quando lo stato è “CARICATO” o “IN_GESTIONE”.
Attenzione: dopo il primo click il pulsante viene disabilitato per alcuni minuti, necessari per recuperare le informazioni aggiornate da TS Digital.
DATI AGGIUNTIVI
Prima dell’invio di ciascuna fattura è possibile arricchirla con ulteriori informazioni. Per maggiori dettagli si consiglia di consultare la guida dedicata all’inserimento dei dati aggiuntivi nella fattura elettronica. (Leggi questo articolo)
MOSTRA FATTURA
Consente di visualizzare la fattura in formato PDF, così come è stata creata e inviata.
SCARICA XML
Permette di scaricare il file della fattura in formato XML.
MOSTRA HTML
Consente di visualizzare la fattura in formato HTML.
MESSAGGI (Icona triangolo rosso)
Si attiva solo quando lo stato della fattura è “INVIO NON VALIDO” o “SCARTATA” e consente di visualizzare la motivazione del mancato superamento dei controlli. È utile per identificare e correggere eventuali errori.
NOTIFICHE SDI
Permette di visualizzare tutte le notifiche e le informazioni relative a consegna, ricezione e invio della fattura da parte dello SdI.
INFORMAZIONI
Consente di consultare lo storico completo degli stati della fattura, comprensivo di data e ora di ciascun aggiornamento.
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