Con Contabilità in Cloud potrai creare ed emettere fatture, inserire i dati aggiuntivi, inviare e ricevere le relative fatture elettroniche, controllare il loro stato, ricevere la ricevuta di consegna e avere tutte le informazioni sulla fattura interessata. Qui di seguito sono elencati tutte le fasi relative alla configurazione, l’attivazione, la creazione, l’invio, la ricezione ed eventuali risoluzioni di problemi.
Configurazione dati per la fatturazione Elettronica
I dati dell’azienda e del cliente
Il primo passo per poter attivare il servizio di fatturazione elettronico è la configurazione e l’inserimento di alcuni dati necessari all’attivazione del servizio e all’invio del file. Tali dati devono essere correttamente inseriti e configurati sull’anagrafica aziendale e sull’anagrafica del cliente.
L’attivazione del servizio di Fatturazione elettronica
Per attivare il servizio di fatturazione elettronica è necessario avere un piano attivo di abbonamento Starter – Premium o Enterprise . Il servizio viene attivato da Vendite –> Fatturazione –> Invio fatture elettroniche –> Attiva gratuitamente.
Se la voce “Invio fatture elettroniche” non è presente nel menù principale, allora è necessario attivare il relativo modulo da –> Impostazioni –> Tutte le impostazioni –> Estensioni –> Apps. Cliccando sull’applicazione “Fatturazione elettronica“ presente nell’elenco il modulo sarà disponibile.
Le impostazioni e lo stato servizio
Da Vendite –> Fatturazione –> Invio fatture elettroniche –> è possibile accedere sia allo Stato servizio e sia, attraverso le Altre opzioni alle Impostazioni principali del servizio.
La mappature dei codici IVA e delle unità di misura
Attivato il servizio, occorre effettuare la mappatura dei codici IVA e delle unità di misura. Verrà dato infatti un messaggio informativo e occorrerà cliccare sul pulsante Altre opzioni da –> Vendite –> Invio fatture elettroniche. Questa mappatura permetterà di utilizzare codici IVA e Unità di misura che saranno automaticamente riconosciuti dai altri software gestionali in uso dai tuoi clienti/fornitori e dallo SDI per il controllo di validità delle fatture.
Nota bene: Se si vorranno lasciare le impostazioni di base, occorrerà solo cliccare sul bottone Salva in entrambe le tabelle.
TS Digital: l’invio, la ricezione e la conservazione
Contabilità in Cloud si avvale del servizio TS Digital per inviare e ricevere le fatture elettroniche. Ogni fattura elettronica, emessa e ricevuta, viene inoltre conservata digitalmente per 10 anni.
Nota bene: Non è possibile porre in conservazione i documenti elettronici che non sono stati inviati o ricevuti direttamente tramite Contabilità in Cloud.
Come creare e Inviare le Fatture elettroniche
La creazione e l’emissione della fattura di vendita
Nel corpo del documento potrai creare o ricercare il cliente e il prodotto da inserire in fattura, indicandone la quantità, il prezzo, il suo codice IVA e la corrispondente Natura IVA.
Una volta creata la fattura elettronica si troverà all’interno della sezione “Invio fatture elettroniche”, pronta per essere inviata allo SDI.
L’invio della fattura elettronica
Sul pannello Invio fatture elettroniche le fatture di vendita emesse saranno tutte visualizzate e pronte per essere inviate. Selezionare la fattura di vendita nella lista e cliccare il pulsante “Invia selezionati“. Prima di inviare la fattura è possibile dal bottone Dati aggiuntivi immettere in piena flessibilità informazioni opzionali che si vogliono inserire all’interno del file xml e quindi all’interno di una fattura di vendita elettronica. Alcuni esempi di dati aggiuntivi sono:
Gli stati della fattura elettronica
Sempre sul pannello Invio fatture elettroniche, in corrispondenza della fattura interessata, sarà da subito possibile monitorare la correttezza e lo stato dell’invio della fattura ed eventuali messaggi e notifiche da parte dello SDI. Una volta inviate, le fatture assumono uno stato. Si tenga presente che il processo di invio coinvolge diversi sistemi che si “parlano” tra loro per stabilire cosa fare. I sistemi coinvolti porteranno a termine i processi di sincronizzazione e per conoscere l’esito bisogna fare riferimento allo stato di avanzamento. Ci sono stati iniziali, intermedi e finali.
Come ricevere le fatture elettroniche
La ricezione delle fatture di acquisto
Per ricevere le fatture elettroniche dai propri fornitori esistono fondamentalmente due possibilità:
Comunicare di volta in volta ai propri nuovi fornitori il codice destinatario M5UXCR1 oppure la propria PEC;
Registrare sul portale Fatture e Corrispettivi, messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, l’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche. Per indirizzo telematico si intende il codice destinatario e quindi nel caso di Contabilità in Cloud il codice M5UXCR1 oppure il proprio indirizzo PEC.
La ricezione delle fatture di acquisto avviene su –> Acquisti –> Fatture di acquisto –> Ricezione fatture elettroniche. Qui occorre prima effettuare la mappatura dei codici IVA e poi sarà possibile visualizzare sulla griglia, l’elenco delle fatture di acquisto ricevute dai fornitori.
Problematiche ricorrenti sulla fatturazione elettronica
Durante l’invio, l’elaborazione o la ricezione di una fattura elettronica, si possono verificare una serie di errori e messagistiche dovute a:
Errata configurazione del servizio di attivazione;
Mancanza di dati obbligatori per l’invio o la ricezione;
Compilazione di fattura errate o incomplete (mancanza Codici IVA e Natura IVA non più codificate.