E' possibile importare i dati dei prodotti da un file in formato csv configurato con una struttura semplificata.
Prima di effettuare l'importazione è necessario assicurarsi che i gruppi prodotti siano già esistenti su Contabilità in cloud.
Da dove eseguire l'importazione
L'importazione può essere eseguita da:
Importa dati, accedendo da Tutte le impostazioni|Azienda e cliccando sul pulsante Importa presente su Prodotti.
Prodotti accedendo da Vendite\Prodotti e cliccando sulla barra degli strumenti sulla destra Mostra opzioni di importazione\Importa prodotti
Come eseguire l'importazione
Dopo aver cliccato su Importa viene visualizzata una finestra da cui gestire l'importazione dei prodotti.
Le operazioni da eseguire sono le seguenti:
Scaricare e modificare il file
Indicare i dati di configurazione
Selezionare il file csv per importare i dati in esso contenuti
Come creare il file csv
La prima cosa da fare è creare il file csv.
Cliccare su Scarica un file di esempio.
Effettuato il download del file è sufficiente aprirlo utilizzando Microsoft Excel, Google sheets o altri fogli di calcolo.
Inserire i dati dei prodotti nelle rispettive colonne, senza modificare il titolo delle colonne stesse in quanto questo comporterebbe l'impossibilità per l'applicazione di riconoscere quali dati importare su ciascuna colonna.
Le colonne del file
Per individuare i dati obbligatori e inserire tutte le informazioni in maniera corretta è necessario scaricare il file contenente le linee guida cliccando su "Guarda un file di esempio con linee guida" in cui su ciascuna colonna sono evidenziate delle note da seguire per inserire i dati nel file di importazione.
I dati obbligatori da indicare sul file di esempio sono i seguenti:
il Codice: deve essere univoco e può avere fino a 25 caratteri. Il codice deve essere già presente nel file
il Nome: deve essere testo e può avere una lunghezza fino a 300 caratteri
il Gruppo prodotti: si tratta di un numero intero di al massimo 9 caratteri. E' sufficiente indicare il numero che identifica il gruppo e deve essere già esistente su Contabilità in cloud. Il gruppo prodotti è un dato obbligatorio perché permette di determinare il conto di ricavo e il codice IVA da utilizzare in fattura. Se non è stato indicato nulla verrà assegnato a tutti i prodotti l gruppo predefinito selezionabile in fase di import.
I dati consigliati sono:
la Descrizione fino a 500 caratteri
l'Unità deve essere già esistente su Contabilità in cloud
il Prezzo di vendita deve essere inteso al netto
il Prezzo di acquisto abituale deve essere inteso al netto
Infine tra i dati facoltativi ci sono:
il Codice a barre
la Scorta minima
il Lotto minimo di riordino
il Peso lordo
il Peso netto
il Volume
lo Stato: accetta i valori 1 - Attivo, 0 - Bloccato
N.B.
Inseriti tutti i dati da importare sul file di Esempio è sufficiente salvarlo in formato csv assicurandosi che si stato settato il formato UFT-8.
Configurare l'importazione
Nella configurazione è possibile
indicare il gruppo prodotti predefinito, che verrà assegnato in automatico qualora non sia stato definito sul file
Indicare se non importare i prodotti già esistenti su Contabilità in cloud
Indicare se aggiornare i prodotti già esistenti. In questo caso il prodotto con lo stesso codice verrà aggiornato con i dati presenti nel file.
Caricare il file csv in formato UTF-8
Sistemato il file e indicate le configurazioni di base, è sufficiente trascinare o caricare il file e cliccare sul pulsante Importa e Salva.
Se il file è stato correttamente configurato e i prodotti sono stati importati viene visualizzato un messaggio del tipo
Se il file non è stato strutturato correttamente vengono visualizzati dei messaggi di errore. In tal caso basterà sistemare il file e riprovare l'importazione.
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