È possibile importare le anagrafiche prodotti da un file in formato .CSV configurato con una struttura semplificata.
Prima di effettuare l'importazione è necessario assicurarsi che i gruppi prodotti siano già esistenti su Contabilità in cloud.
Da dove eseguire l'importazione
L’importazione può essere eseguita in diversi modi:
da Tutte le impostazioni/Azienda/Importa dati cliccando sul pulsante "Importa" dei Prodotti:
da Vendite/Prodotti cliccando sull’icona “Mostra opzioni importazione” e selezionare il pulsante “Importa prodotti“:
Come eseguire l'importazione
Dopo aver cliccato su Importa viene visualizzata una finestra per la gestione del file
Le operazioni da eseguire sono le seguenti:
1-Scaricare e modificare il file
2-Indicare i dati di configurazione
3-Selezionare il file csv per importare i dati in esso contenuti
1-Come creare il file csv
La prima cosa da fare è creare il file nel formato corretto. Contabilità in Cloud consente di scaricare un file di esempio, da utilizzare come modello per l’inserimento e la personalizzazione dei dati. In alternativa, è possibile consultare un file con le specifiche tecniche, che descrive nel dettaglio come compilare correttamente le singole colonne.
Una volta scaricato, il file può essere aperto con Microsoft Excel, Google Sheets o altri programmi di fogli di calcolo. È quindi necessario inserire i dati dei prodotti nelle rispettive colonne, senza modificarne l’ordine né le intestazioni, poiché ciò impedirebbe al sistema di riconoscere correttamente i dati durante l’importazione.
Le colonne del file
Per individuare i dati obbligatori e compilare correttamente il file, è possibile scaricare il documento con le linee guida cliccando su “Guarda un file di esempio con linee guida”. In questo file, per ciascuna colonna sono riportate delle note esplicative utili per inserire correttamente i dati nel file di importazione.
I dati obbligatori da indicare sul file di esempio sono i seguenti:
il Codice: deve essere univoco e può avere fino a 25 caratteri. Il codice deve essere già presente nel file
il Nome: deve essere in formato testo e può avere una lunghezza fino a 300 caratteri
il Gruppo prodotti: si tratta di un numero intero di al massimo 9 caratteri. E' sufficiente indicare il numero che identifica il gruppo e deve essere già esistente su Contabilità in cloud. Il gruppo prodotti è un dato obbligatorio perché permette di determinare il conto di ricavo e il codice IVA da utilizzare in fattura. Se non è stato indicato nulla, verrà assegnato a tutti i prodotti il gruppo predefinito selezionabile in fase di import. (leggi guida gruppo prodotti cliccando qui)
I dati consigliati sono:
la Descrizione fino a 500 caratteri
l'Unità deve essere già esistente su Contabilità in cloud
il Prezzo di vendita deve essere inteso al netto
il Prezzo di acquisto abituale deve essere inteso al netto
Infine tra i dati facoltativi ci sono:
il Codice a barre
la Scorta minima
il Lotto minimo di riordino
il Peso lordo
il Peso netto
il Volume
lo Stato: accetta i valori 1 - Attivo, 0 - Bloccato
N.B.
Inseriti tutti i dati da importare sul file di esempio è sufficiente salvarlo in formato .csv assicurandosi che si stato settato il formato UFT-8.
Configurare l'importazione
Nella configurazione è possibile
indicare il gruppo prodotti predefinito, che verrà assegnato in automatico qualora non sia stato definito sul file
Indicare se non importare i prodotti già esistenti su Contabilità in cloud
Indicare se aggiornare i prodotti già esistenti. In questo caso il prodotto con lo stesso codice verrà aggiornato con i dati presenti nel file.
Caricare il file csv in formato UTF-8
Sistemato il file e indicate le configurazioni di base, è sufficiente trascinare o caricare il file e cliccare sul pulsante Importa e Salva.
Se il file è stato correttamente configurato e i prodotti sono stati importati viene visualizzato un messaggio del tipo
Se il file non è stato strutturato correttamente, verranno visualizzati dei messaggi di errore. In tal caso, sarà sufficiente correggere il file e ripetere l’importazione.
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