Su Contabilità in cloud è possibile importare le anagrafiche fornitori utilizzando un file in formato .CSV (delimitato da virgole), strutturato secondo le specifiche richieste.
Prima di procedere con l’importazione, è necessario verificare che i gruppi fornitori e i termini di pagamento siano già presenti su Contabilità in Cloud. I termini di pagamento indicati nel file devono avere la stessa descrizione di quelli presenti nel gestionale.
Eseguire l’importazione
L’importazione può essere eseguita da due diverse sezioni del gestionale:
da Tutte le impostazioni/Azienda/Importa dati cliccando sul pulsante "Import avanzato" in corrispondenza della sezione Fornitori
dalla sezione Acquisti/Fornitori cliccando sull'icona e selezionare il pulsante “Importa fornitori“.
Effettuando l’import avanzato, dopo aver selezionato il file si aprirà la schermata dedicata alla mappatura delle colonne. In questa fase è necessario associare le colonne del file da importare, con quelle previste dal sistema per la creazione delle anagrafiche.
L’importazione avanzata prevede la mappatura manuale delle colonne e, durante questa operazione, è importante tenere in considerazione i seguenti aspetti:
Righe di intestazione: indicare quante righe iniziali devono essere escluse dall’importazione (vedi punto 1)
Campi obbligatori: le colonne che presentano l'intestazione in grassetto devono essere necessariamente valorizzate (vedi punto 2)
Aggiornamento anagrafiche esistenti: per aggiornare dati già presenti in Contabilità in Cloud è necessario selezionare l’opzione “Aggiorna elementi già esistenti” e indicare il flag sulle colonne da aggiornare (vedi punto 3)
Il file non deve contenere righe vuote per evitare errori durante l'importazione.
Colonne del file
Il file deve contenere le seguenti colonne:
N° fornitore: si tratta di un campo numerico obbligatorio che deve essere presente sul file csv.
Gruppo fornitori: campo obbligatorio. Può essere impostato un valore fisso selezionando uno dei gruppi già presenti sul programma, oppure è possibile mapparlo con la colonna corrispondente.
Valuta: è un campo obbligatorio. E’ necessario indicare il codice della valuta dalla lista delle valute di Contabilità in Cloud che è presente sotto Tutte le Impostazioni/Contabilità/Tassi di cambio fissi. (Si consiglia di lasciare "Valore fisso" EUR)
Zona: è un campo obbligatorio ed è un campo testo. Può contenere i seguenti valori: 1 = Nazionale, 2 = EU, 3 = Extra UE
Termini di pagamento: è un campo obbligatorio. Indicare la descrizione esatta del termine di pagamento presente su Contabilità; diversamente impostare Valore fisso e scegliere un termine tra quelli proposti.
Attivo: campo obbligatorio e accetta i valori SI o NO. (Si consiglia di lasciare "Valore fisso" SI)
Nome: campo obbligatorio.
Indir. 1
Codice postale
Località/Città
Paese
Tel./fax
E-mail
Sito web
Codice Fiscale
Ns. Referente
Report
Provincia: è rappresentata da un codice numerico, ad esempio Milano sarà 58. Se il codice ISO è diverso da IT, lasciare vuoto il campo della provincia
Partita IVA
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