È possibile importare i dati dei fornitori da un file in formato csv configurato con una struttura semplificata.
Prima di effettuare l'importazione è necessario assicurarsi che i gruppi fornitori e i termini di pagamento siano già esistenti su Contabilità in cloud.
In particolare per i termini di pagamento è necessario indicare la descrizione esatta presente sul gestionale.
Da dove eseguire l'importazione
L'importazione può essere eseguita da:
Importa dati, accedendo da Tutte le impostazioni|Azienda e cliccando sul pulsante Importa presente su Fornitori
Fornitori, accedendo da Acquisti\Fornitori e e cliccando sulla barra degli strumenti sulla destra Mostra opzioni di importazione\Importa fornitori
Come eseguire l'importazione
Dopo aver cliccato su Importa viene visualizzata una finestra da cui gestire l'importazione dei fornitori.
Le operazioni da eseguire sono le seguenti:
Scaricare e modificare il file
Indicare i dati di configurazione
Selezionare il file csv per importare i dati in esso contenuti
Come creare il file csv
La prima cosa da fare è creare il file csv.
Cliccare su Scarica un file di esempio.
Effettuato il download del file è sufficiente aprirlo utilizzando Microsoft Excel, Google sheets o altri fogli di calcolo.
Inserire i dati dei clienti nelle rispettive colonne, senza modificare il titolo delle colonne stesse in quanto questo comporterebbe l'impossibilità per l'applicazione di riconoscere quali dati importare su ciascuna colonna.
Le colonne del file
Per individuare i dati obbligatori e inserire tutte le informazioni in maniera corretta è necessario scaricare il file contenente le linee guida cliccando su "Guarda un file di esempio con linee guida" in cui su ciascuna colonna sono evidenziate delle note da seguire per inserire i dati nel file di importazione.
I dati obbligatori da indicare sul file di esempio sono i seguenti:
il No.: deve essere un numero intero univoco
il Nome: deve essere testo e può avere una lunghezza fino a 255 caratteri
il Gruppo fornitori: si tratta di un numero intero di al massimo 9 caratteri. E' sufficiente indicare il numero che identifica il gruppo e deve essere già esistente su Contabilità in cloud. Il gruppo fornitori è un dato obbligatorio perché, non solo permette di classificare i fornitori, ma serve, soprattutto, a determinare il conto patrimoniale da utilizzare nella contabilizzazione di una fattura di acquisto.
la Zona IVA: si tratta di un numero intero di al massimo 9 caratteri. Se non è stato indicato nulla sul file verrà riportato 1 - Nazionale.
il Codice ISO: è necessario indicare il codice ISO del paese di appartenenza del cliente da importare. C'è una stretta correlazione tra il codice ISO e la provincia. Se non è stato indicato nulla nel file, verrà riportato IT - Italia.
Se il cliente è italiano, selezionare IT come codice ISO e nella provincia specificare le due lettere che la identificano. Vedi elenco presente al seguente link Codici province italiane.pdf
Se il cliente è spagnolo selezionare ES come codice ISO e indicare il numero corrispondente alla provincia in base alla lista presente sul seguente link Códigos-provincias-Reviso.pdf
Se il cliente è di un altro paese indicare il corrispondente codice ISO e inserire un testo libero per indicare la provincia.
Affinché la provincia sia importata deve essere stato indicato il codice ISO
I dati consigliati sono:
la Partita IVA: se il codice ISO è IT viene eseguito un controllo di conformità
il Codice fiscale: se il codice ISO è IT viene eseguito un controllo di conformità
la Valuta: indicare il codice della valuta in base alla lista contenuta a questo link https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217. Se non è stato indicato nulla nel file verrà indicato EUR - Euro
i Termini di pagamento: i termini di pagamento devono essere già esistenti in Contabilità in cloud ed è necessario inserire sul file la descrizione esatta.
Modalità di pagamento: è necessario indicare la descrizione esatta del termine di pagamento previsto dall'AdE nella rappresentazione tabellare della fattura elettronica. Se non è stato indicato nulla nel file verrà riportato Bonifico a fornitore (IBAN).
Modello di registrazione predefinito: è necessario indicare la descrizione del modello di registrazione da proporre in fase di creazione delle fatture di acquisto.
Contropartita: è necessario indicare il conto di costo che deve essere proposto in fase di creazione della fattura di acquisto. Se è stato specificato un modello di registrazione non sarà necessario indicare il conto.
Testo automatico: è necessario indicare un'annotazione se non è stato specificato un modello di registrazione.
l'Indirizzo: indicare l'indirizzo
il Codice postale: indicare il cap
la Città: indicare la città
la Provincia: indicare la sigla della provincia italiana, il numero della provincia spagnola o un testo libero. La provincia viene importata se è stato indicato il codice ISO.
il Paese
il Telefono
l'E-mail: indicare l'indirizzo e-mail
il Ns referente:
lo Stato:
Infine tra i dati facoltativi ci sono:
l'IBAN no.: è consigliato, però, se la modalità di pagamento è SDD o bonifico. E' necessario indicare come Modalità di pagamento IBAN.
Inseriti tutti i dati da importare sul file di Esempio è sufficiente salvarlo in formato csv assicurandosi che si stato settato il formato UFT-8
Configurare l'importazione
Sistemato il file e indicate le configurazioni di base, è sufficiente trascinare o caricare il file e cliccare sul pulsante Importa e Salva.
Se il file è stato correttamente configurato e i fornitori sono stati importati viene visualizzato un messaggio del tipo
Se il file non è stato strutturato correttamente vengono visualizzati dei messaggi di errore. In tal caso basterà sistemare il file e riprovare l'importazione.
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