È possibile importare le anagrafiche fornitori da un file in formato .CSV configurato con una struttura semplificata.
Prima di procedere con l’importazione, è necessario verificare che i gruppi fornitori e i termini di pagamento siano già presenti su Contabilità in Cloud.
In particolare, per i termini di pagamento, è fondamentale indicare la stessa descrizione presente nel gestionale, affinché l’importazione venga eseguita correttamente.
Da dove eseguire l'importazione
L'importazione può essere eseguita da:
Tutte le Impostazioni/Azienda/Importa dati cliccando sul pulsante Importa presente su Fornitori.
Acquisti/Fornitori cliccando sulla barra degli strumenti sulla destra Mostra opzioni di importazione/Importa fornitori
Come eseguire l'importazione
Dopo aver cliccato su Importa viene visualizzata una finestra per la gestione del file
Le operazioni da eseguire sono le seguenti:
1-Scaricare e modificare il file
2-Indicare i dati di configurazione
3-Selezionare il file csv per importare i dati in esso contenuti
1-Come creare il file csv
La prima cosa da fare è creare il file nel formato corretto. Contabilità in Cloud consente di scaricare un file di esempio, da utilizzare come modello per l’inserimento e la personalizzazione dei dati. In alternativa, è possibile consultare un file con le specifiche tecniche, che descrive nel dettaglio come compilare correttamente le singole colonne.
Una volta scaricato, il file può essere aperto con Microsoft Excel, Google Sheets o altri programmi di fogli di calcolo. È quindi necessario inserire i dati dei fornitori nelle rispettive colonne, senza modificarne l’ordine né le intestazioni, poiché ciò impedirebbe al sistema di riconoscere correttamente i dati durante l’importazione.
Le colonne del file
Per individuare i dati obbligatori e compilare correttamente il file, è possibile scaricare il documento con le linee guida cliccando su “Guarda un file di esempio con linee guida”. In questo file, per ciascuna colonna sono riportate delle note esplicative utili per inserire correttamente i dati nel file di importazione.
I dati obbligatori da indicare sul file di esempio sono i seguenti:
il No.: deve essere un numero intero univoco
il Nome: deve essere testo e può avere una lunghezza fino a 255 caratteri
il Gruppo fornitori: si tratta di un numero intero composto da un massimo di 9 cifre, che identifica il gruppo fornitore che deve essere già presente su Contabilità in Cloud. Il gruppo fornitore è un dato obbligatorio: oltre a consentire la classificazione dei fornitori, è fondamentale perché determina il conto patrimoniale da utilizzare nelle registrazioni contabili delle fatture e dei pagamenti.
la Zona IVA: si tratta di un numero intero di al massimo 9 caratteri. Se non è stato indicato nulla sul file verrà riportato 1 - Nazionale. E' un dato obbligatorio.
il Codice ISO: è necessario indicare il codice ISO del paese di appartenenza del fornitore da importare. C'è una stretta correlazione tra il codice ISO e la provincia. Se non è stato indicato nulla nel file, verrà riportato IT - Italia.
Se il fornitore è italiano, selezionare IT come codice ISO e nella provincia specificare le due lettere che la identificano. Vedi elenco presente al seguente link Codici province italiane.pdf
Se il fornitore è spagnolo selezionare ES come codice ISO e indicare il numero corrispondente alla provincia in base alla lista presente sul seguente link Códigos-provincias-Reviso.pdf
Se il fornitore è di un altro paese indicare il corrispondente codice ISO e inserire un testo libero per indicare la provincia.
Affinché la provincia sia importata deve essere stato indicato il codice ISO
I dati consigliati sono:
la Partita IVA: se il codice ISO è IT viene eseguito un controllo di conformità
il Codice fiscale: se il codice ISO è IT viene eseguito un controllo di conformità
la Valuta: indicare il codice della valuta in base alla lista contenuta a questo link https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217. Se non è stato indicato nulla nel file verrà indicato EUR - Euro
i Termini di pagamento: i termini di pagamento devono essere già esistenti in Contabilità in cloud ed è necessario inserire sul file la descrizione esatta.
Modalità di pagamento: è necessario indicare la descrizione esatta del termine di pagamento previsto dall'AdE nella rappresentazione tabellare della fattura elettronica. Se non è stato indicato nulla nel file verrà riportato Bonifico a fornitore (IBAN).
Modello di registrazione predefinito: è necessario indicare la descrizione del modello di registrazione da proporre in fase di creazione delle fatture di acquisto.
Contropartita: è necessario indicare il conto di costo che deve essere proposto in fase di creazione della fattura di acquisto. Se è stato specificato un modello di registrazione non sarà necessario indicare il conto.
Testo automatico: è necessario indicare un'annotazione se non è stato specificato un modello di registrazione.
l'Indirizzo: indicare l'indirizzo
il Codice postale: indicare il cap
la Città: indicare la città
la Provincia: indicare la sigla della provincia italiana, il numero della provincia spagnola o un testo libero. La provincia viene importata se è stato indicato il codice ISO.
il Paese
il Telefono
l'E-mail: indicare l'indirizzo e-mail
il Ns referente:
lo Stato:
Infine tra i dati facoltativi ci sono:
l'IBAN no.: è consigliato se la modalità di pagamento è SDD o bonifico. E' necessario indicare come Modalità di pagamento IBAN.
N.B.
Inseriti tutti i dati da importare sul file di esempio è sufficiente salvarlo in formato csv assicurandosi che si stato settato il formato UFT-8.
2-Configurare l'importazione
Nella configurazione è possibile
indicare il gruppo fornitore predefinito, che verrà assegnato in automatico qualora non sia stato definito sul file
Indicare se non importare i fornitori già esistenti su Contabilità in cloud
Indicare se aggiornare i fornitori già esistenti.
Caricare il file csv in formato UTF-8
Sistemato il file e indicate le configurazioni di base, è sufficiente trascinare o caricare il file e cliccare sul pulsante Importa e Salva.
Se il file è stato correttamente configurato e i fornitori sono stati importati viene visualizzato un messaggio del tipo
Se il file non è stato strutturato correttamente, verranno visualizzati dei messaggi di errore. In tal caso, sarà sufficiente correggere il file e ripetere l’importazione.
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