È possibile importare le anagrafiche clienti da un file in formato .CSV configurato con una struttura semplificata.
Prima di procedere con l’importazione, è necessario verificare che i gruppi clienti e i termini di pagamento siano già presenti su Contabilità in Cloud.
In particolare, per i termini di pagamento, è fondamentale indicare la stessa descrizione presente nel gestionale, affinché l’importazione venga eseguita correttamente.
Da dove eseguire l'importazione
L'importazione può essere eseguita da:
Tutte le Impostazioni/Azienda/Importa dati cliccando sul pulsante Importa presente su Clienti.
Vendite/Clienti/ cliccando sulla barra degli strumenti sulla destra Mostra opzioni di importazione\Importa clienti.
Come eseguire l'importazione
Dopo aver cliccato su Importa viene visualizzata una finestra per la gestione del file
Le operazioni da eseguire sono le seguenti:
1-Scaricare e modificare il file
2-Indicare i dati di configurazione
3-Selezionare il file csv per importare i dati in esso contenuti
1-Come creare il file csv
La prima cosa da fare è creare il file nel formato corretto. Contabilità in Cloud consente di scaricare un file di esempio, da utilizzare come modello per l’inserimento e la personalizzazione dei dati. In alternativa, è possibile consultare un file con le specifiche tecniche, che descrive nel dettaglio come compilare correttamente le singole colonne.
Una volta scaricato, il file può essere aperto con Microsoft Excel, Google Sheets o altri programmi di fogli di calcolo. È quindi necessario inserire i dati dei clienti nelle rispettive colonne, senza modificarne l’ordine né le intestazioni, poiché ciò impedirebbe al sistema di riconoscere correttamente i dati durante l’importazione.
Le colonne del file
Per individuare i dati obbligatori e compilare correttamente il file, è possibile scaricare il documento con le linee guida cliccando su “Guarda un file di esempio con linee guida”. In questo file, per ciascuna colonna sono riportate delle note esplicative utili per inserire correttamente i dati nel file di importazione.
I dati obbligatori da indicare sul file di esempio sono i seguenti:
il No.: deve essere un numero intero univoco e può avere fino a 5 numeri
il Nome: deve essere testo e può avere una lunghezza fino a 255 caratteri
il Gruppo clienti: si tratta di un numero intero composto da un massimo di 9 cifre, che identifica il gruppo clienti e che deve essere già presente su Contabilità in Cloud. Il gruppo clienti è un dato obbligatorio: oltre a consentire la classificazione dei clienti, è fondamentale perché determina il conto patrimoniale da utilizzare nelle registrazioni contabili delle fatture e dei pagamenti.
la Zona IVA: si tratta di un numero intero di al massimo 9 caratteri. E' un dato obbligatorio perché abbinato al gruppo prodotto, indicato sul prodotto venduto, determina il conto di ricavo e il codice IVA da utilizzare in fattura. Se non è stato indicato nulla sul file verrà riportato 1 - Nazionale.
il Codice ISO: è necessario indicare il codice ISO del Paese di appartenenza del cliente da importare. Esiste una stretta correlazione tra il codice ISO e la provincia indicata.
Se il campo non viene valorizzato nel file, il sistema imposterà automaticamente IT – Italia.
Se il cliente è italiano, selezionare IT come codice ISO e nella provincia specificare le due lettere che la identificano. Vedi elenco presente al seguente link Codici province italiane.pdf
Se il cliente è spagnolo selezionare ES come codice ISO e indicare il numero corrispondente alla provincia in base alla lista presente sul seguente link Códigos-provincias-Reviso.pdf
Se il cliente è di un altro paese indicare il corrispondente codice ISO e lasciare vuota la provincia.
Affinché la provincia sia importata deve essere stato indicato il codice ISO.
I dati consigliati sono:
la Partita IVA: se il codice ISO è IT viene eseguito un controllo di conformità
il Codice fiscale: se il codice ISO è IT viene eseguito un controllo di conformità
la Valuta: indicare il codice della valuta in base alla lista contenuta a questo link https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217. Se non è stato indicato nulla nel file verrà indicato EUR - Euro
i Termini di pagamento: i termini di pagamento devono essere già esistenti in Contabilità in cloud ed è necessario inserire sul file la descrizione esatta.
Modalità di pagamento: è necessario indicare la descrizione esatta del termine di pagamento previsto dall'AdE nella rappresentazione tabellare della fattura elettronica. Se non è stato indicato nulla nel file verrà riportato Bonifico.
l'Indirizzo: indicare l'indirizzo
il Codice postale: indicare il cap
la Città: indicare la città
la Provincia: indicare la sigla della provincia italiana, il numero della provincia spagnola o lasciare vuoto. La provincia viene importata se è stato indicato il codice ISO.
l'E-mail: indicare l'indirizzo e-mail
il Codice ufficio/destinatario per fatturazione elettronica: indicare il codice ufficio o il destinatario della fattura elettronica
lo Split payment: indicare 1 se deve essere applicato lo split payment, 2 se non deve essere applicato.
Infine tra i dati facoltativi ci sono:
l'IBAN no.: è consigliato, però, se la modalità di pagamento è SDD o bonifico
il Codice SWIFT: è consigliato per la modalità di pagamento SEPA SDD e bonifico
la Data di autorizzazione di addebito: consigliato per modalità di pagamento SEPA SDD. La data di autorizzazione deve essere indicate con " ." or "/" come separatore, ad esempio 15/10/2021 o 15.10.2021
il Codice mandato: consigliato per modalità di pagamento SEPA SDD
il Paese: indicare il nome del paese o della regione
l'Agente: indicare il numero che identifica l'agente già esistente su Contabilità in cloud
lo Sconto (%) : indicare il "." come separatore dei decimali
il Listino: indicare il codice del listino già esistente su Contabilità in cloud
il Tipo cliente: indicare 0 in caso non ci sia una tipologia di cliente, 1 nel caso di Ente Pubblico, 2 se B2B, 3 se persona fisica.
N.B.
Inseriti tutti i dati da importare sul file di esempio è sufficiente salvarlo in formato .csv assicurandosi che si stato settato il formato UFT-8.
2-Configurare l'importazione
Nella configurazione è possibile
indicare il gruppo clienti predefinito, che verrà assegnato in automatico qualora non sia stato definito sul file
Indicare se non importare i clienti già esistenti su Contabilità in cloud
Indicare se aggiornare i clienti già esistenti.
Caricare il file csv in formato UTF-8
Sistemato il file e indicate le configurazioni di base, è sufficiente trascinare o caricare il file e cliccare sul pulsante Importa e Salva.
Se il file è stato correttamente configurato e i clienti sono stati importati viene visualizzato un messaggio del tipo
Se il file non è stato strutturato correttamente, verranno visualizzati dei messaggi di errore. In tal caso, sarà sufficiente correggere il file e ripetere l’importazione.
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