E' possibile importare i dati dei clienti da un file in formato csv configurato con una struttura semplificata.

Prima di effettuare l'importazione è necessario assicurarsi che i gruppi clienti e i termini di pagamento siano già esistenti su Contabilità in cloud.

In particolare per i termini di pagamento è necessario indicare la descrizione esatta presente sul gestionale.

Da dove eseguire l'importazione

L'importazione può essere eseguita da:

Importa dati, accedendo da Tutte le impostazioni|Azienda e cliccando sul pulsante Importa presente su Clienti.

Clienti, accedendo da Vendite\Clienti e cliccando sulla barra degli strumenti sulla destra Mostra opzioni di importazione\Importa clienti.

Come eseguire l'importazione

Dopo aver cliccato su Importa viene visualizzata una finestra da cui gestire l'importazione dei clienti.

Le operazioni da eseguire sono le seguenti:

Scaricare e modificare il file
Indicare i dati di configurazione
Selezionare il file csv per importare i dati in esso contenuti

Come creare il file csv

La prima cosa da fare è creare il file csv.

Cliccare su Scarica un file di esempio.
Effettuato il download del file è sufficiente aprirlo utilizzando Microsoft Excel, Google sheets o altri fogli di calcolo.
Inserire i dati dei clienti nelle rispettive colonne, senza modificare il titolo delle colonne stesse in quanto questo comporterebbe l'impossibilità per l'applicazione di riconoscere quali dati importare su ciascuna colonna.

Le colonne del file

Per individuare i dati obbligatori e inserire tutte le informazioni in maniera corretta è necessario scaricare il file contenente le linee guida cliccando su "Guarda un file di esempio con linee guida" in cui su ciascuna colonna sono evidenziate delle note da seguire per inserire i dati nel file di importazione.

I dati obbligatori da indicare sul file di esempio sono i seguenti:

il No.: deve essere un numero intero univoco e può avere fino a 5 numeri
il Nome: deve essere testo e può avere una lunghezza fino a 255 caratteri
il Gruppo clienti: si tratta di un numero intero di al massimo 9 caratteri. E' sufficiente indicare il numero che identifica il gruppo e deve essere già esistente su Contabilità in cloud. Il gruppo clienti è un dato obbligatorio perché, non solo permette di classificare i clienti, ma serve, soprattutto, a determinare il conto patrimoniale da utilizzare nelle registrazioni contabili di fatture e pagamenti.
la Zona IVA: si tratta di un numero intero di al massimo 9 caratteri. E' un dato obbligatorio perché abbinato al gruppo prodotto, indicato sul prodotto venduto, determina il conto di ricavo e il codice IVA da utilizzare in fattura. Se non è stato indicato nulla sul file verrà riportato 1 - Nazionale.
il Codice ISO: è necessario indicare il codice ISO del paese di appartenenza del cliente da importare. C'è una stretta correlazione tra il codice ISO e la provincia. Se non è stato indicato nulla nel file, verrà riportato IT - Italia.
Se il cliente è italiano, selezionare IT come codice ISO e nella provincia specificare le due lettere che la identificano. Vedi elenco presente al seguente link Codici province italiane.pdf
Se il cliente è spagnolo selezionare ES come codice ISO e indicare il numero corrispondente alla provincia in base alla lista presente sul seguente link Códigos-provincias-Reviso.pdf
Se il cliente è di un altro paese indicare il corrispondente codice ISO e inserire un testo libero per indicare la provincia.
Affinché la provincia sia importata deve essere stato indicato il codice ISO

I dati consigliati sono:

la Partita IVA: se il codice ISO è IT viene eseguito un controllo di conformità
il Codice fiscale: se il codice ISO è IT viene eseguito un controllo di conformità
la Valuta: indicare il codice della valuta in base alla lista contenuta a questo link https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217. Se non è stato indicato nulla nel file verrà indicato EUR - Euro
i Termini di pagamento: i termini di pagamento devono essere già esistenti in Contabilità in cloud ed è necessario inserire sul file la descrizione esatta.
Modalità di pagamento: è necessario indicare la descrizione esatta del termine di pagamento previsto dall'AdE nella rappresentazione tabellare della fattura elettronica. Se non è stato indicato nulla nel file verrà riportato Bonifico.
l'Indirizzo: indicare l'indirizzo
il Codice postale: indicare il cap
la Città: indicare la città
la Provincia: indicare la sigla della provincia italiana, il numero della provincia spagnola o un testo libero. La provincia viene importata se è stato indicato il codice ISO.
l'E-mail: indicare l'indirizzo e-mail
il Codice ufficio/destinatario per fatturazione elettronica: indicare il codice ufficio o il destinatario della fattura elettronica
lo Split payment: indicare 1 se deve essere applicato lo split payment, 2 se non deve essere applicato.

Infine tra i dati facoltativi ci sono:

l'IBAN no.: è consigliato, però, se la modalità di pagamento è SDD o bonifico
il Codice SWIFT: è consigliato per la modalità di pagamento SEPA SDD e bonifico
la Data di autorizzazione di addebito: consigliato per modalità di pagamento SEPA SDD. La data di autorizzazione deve essere indicate con " ." or "/" come separatore, ad esempio 15/10/2021 o 15.10.2021
il Codice mandato: consigliato per modalità di pagamento SEPA SDD
il Paese: indicare il nome del paese o della regione
l'Agente: indicare il numero che identifica l'agente già esistente su Contabilità in cloud
lo Sconto (%) : indicare il "." come separatore dei decimali
il Listino: indicare il codice del listino già esistente su Contabilità in cloud
il Tipo cliente: indicare 0 in caso non ci sia una tipologia di cliente, 1 nel caso di Ente Pubblico, 2 se B2B, 3 se persona fisica.

Inseriti tutti i dati da importare sul file di Esempio è sufficiente salvarlo in formato csv assicurandosi che si stato settato il formato UFT-8

Configurare l'importazione

Nella configurazione è possibile

indicare il gruppo clienti predefinito, che verrà assegnato in automatico qualora non sia stato definito sul file
Indicare se non importare i clienti già esistenti su Contabilità in cloud
Indicare se aggiornare i clienti già esistenti.

Caricare il file csv in formato UTF-8

Sistemato il file e indicate le configurazioni di base, è sufficiente trascinare o caricare il file e cliccare sul pulsante Importa e Salva.

Se il file è stato correttamente configurato e i prodotti sono stati importati viene visualizzato un messaggio del tipo

Se il file non è stato strutturato correttamente vengono visualizzati dei messaggi di errore. In tal caso basterà sistemare il file e riprovare l'importazione.

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