Es posible importar datos de clientes desde un archivo en formato csv configurado con una estructura simplificada.
Antes de importar, debe asegurarse de que los grupos de clientes y las condiciones de pago ya existan en Reviso.
En particular, para las condiciones de pago es necesario indicar la descripción exacta en el sistema de gestión.
Desde dónde importar
La importación se puede realizar mediante:
Importar datos, accediendo desde Todas las configuraciones > Empresa y haciendo clic en el botón Importar en Clientes.
Clientes accediendo desde Ventas > Clientes y haciendo clic sobre la barra de herramientas a la derecha Mostrar opciones de importación > Importar clientes
Cómo importar
Después de haber hecho clic sobre Importar aparece una ventana en la que gestionar la importación de los clientes.
Las operaciones a realizar son las siguientes:
Descargar y editar el archivo
Introducir los datos de configuración
Seleccionar el archivo csv para importar los datos que contiene
Cómo crear el archivo csv
Lo primero que hay que hacer es crear el archivo csv.
Haz clic sobre Descarga un archivo de muestra.
Una vez descargado el archivo, simplemente ábrelo usando Microsoft Excel, Google Sheets u otras hojas de cálculo.
Introduce los datos del producto en las respectivas columnas, sin cambiar el título de las columnas en sí, ya que esto haría imposible que la aplicación reconociera qué datos importar en cada columna.
Las columnas de la fila
Para identificar los datos requeridos y meter toda la información correctamente, es necesario descargar el archivo que contiene las pautas haciendo clic en "Descarga un archivo de ayuda con ejemplos", en el que se destacan las pautas a seguir en cada columna para introducir los datos en el archivo de importación.
Los datos obligatorios a indicar en el archivo de ejemplo son los siguientes:
el número: debe ser un número entero unívoco y puede tener hasta 5 dígitos
el nombre: debe ser texto y puede tener una longitud de hasta 255 caracteres
el grupo de clientes: se trata de un número entero de máximo 9 caracteres. Es suficiente indicar el número que identifica al grupo y debe existir ya en Reviso. El grupo de clientes es un dato obligatorio en sí mismo; no solo permite clasificar a los clientes, sino que también sirve, sobre todo, para determinar el balance a utilizar en los registros contables de facturas y pagos.
la zona IVA: se trata de un número entero de máximo 9 caracteres. Es un dato obligatorio porque combinado con el grupo de productos, indicado en el producto vendido, determina la cuenta de ingresos y el código de IVA a utilizar en la factura. Si no se ha indicado nada en el expediente, se informará 1 - Nacional.
el código ISO: es necesario indicar el código ISO del país de pertenencia del cliente a importar. Existe una estrecha correlación entre el código ISO y la provincia. Si no se ha indicado nada en el expediente, se indicará ES- España. Si el cliente es español, selecciona ES como código ISO y en la provincia especifica las dos letras que la identifican. Ver listado en el siguiente enlace
Si el cliente es español seleccionar ES como código ISO e indicar el número correspondiente a la provincia en base a la lista presente en el siguiente enlace Códigos-provincias-Reviso.pdf
Si el cliente es de otro país, indicar el correspondiente código ISO e inserta un texto libre para indicar la provincia.
Para que se importe la provincia se debe haber indicado el código ISO
Los datos recomendados son:
el número de IVA: si el código ISO es IT, se realiza una verificación de cumplimiento
el código fiscal: si el código ISO es se realiza una verificación de cumplimiento
la divisa: indicar el código de la divisa en base a la lista incluida en este enlace: https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_4217. Si no se ha indicado nada en la ficha, se indicará EUR Euro
condiciones de pago: las condiciones de pago deben existir ya en Reviso y es necesario insertar en el archivo la descripción exacta.
modalidad de pago: es necesario indicar la descripción exacta de las condiciones de pago proporcionada por la AdE en la representación tabular de la factura electrónica. Si no se ha indicado nada en el expediente, se informará "Transferencia Bancaria".
la dirección: indicar la dirección
Código postal: indicar el cp
ciudad: indicar la ciudad
provincia: indicar las siglas de la provincia española, el número de la provincia española o un texto libre. La provincia viene importada si se ha indicado el código ISO.
e-mail: indicar el correo electrónico
el código de la oficina/destinatario para la facturación electrónica: indicar el código de la oficina o el destinatario de la factura electrónica
pago dividido: indicar 1 si se debe aplicar el pago dividido, 2 si no se debe aplicar. Finalmente, entre los datos opcionales se encuentran:
IBAN: sin embargo, se recomienda si el método de pago es SDD o transferencia bancaria
Código SWIFT: se recomienda si la modalidad de paga es SEPA SDD y transferencia bancaria
la fecha de autorización del débito: recomendado para los métodos de pago SEPA SDD. La fecha de autorización debe indicarse con "." o "/" como separador, por ejemplo, 15/10/2021 o 15/10/2021
código de mandato: recomendado para los métodos de pago SEPA SDD
país: indicar el nombre del país o de la región
el agente: indicar el número que identifica al agente ya existente en Reviso
descuento (%) : indicar el "." como separador de los decimales
lista de precios: indicar el código de la lista de precios ya existente en Reviso
tipo de cliente: indicar 0 si no hay ningún tipo de cliente, 1 en caso de Ente Público, 2 si es B2B, 3 si es persona física.
Insertar todos los datos a importar en el archivo de ejemplo y guardarlo en formato csv, asegurándose que se ha configurado el formato UFT-8
Configurar la importación
En la configuración es posible
indicar el grupo de clientes predeterminado, que vendrá asignado automáticamente si no se ha configurado en el archivo
Indicar si no importar clientes existentes a Reviso
Indicar si actualizar los clientes ya existentes.
Subir el archivo csv en formato UTF-8
Una vez arreglado el archivo e indicadas las configuraciones básicas, simplemente arrastra o carga el archivo y haz clic en el botón “Importar y Guardar”.
Si el archivo está correctamente configurado y los clientes han sido importados, aparecerá un mensaje del tipo:
Si el archivo no se ha estructurado correctamente, se muestran mensajes de error. En este caso, simplemente corrija el archivo e intente importar nuevamente.