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Pasos para realizar una factura
Dirígete a la pestaña de Ventas > Facturación > Facturas actuales/en curso.
Pincha en la opción de Nueva factura.
Rellena los campos de la factura seleccionando un cliente de tu lista y los productos y/o servicios a facturar. También, tienes otras opciones que puedes editar si lo necesitas, como por ejemplo la fecha o las condiciones de pago.
El IVA que se aplica en cada factura viene definido en los productos/servicios y en los grupos de productos, pero podrás editarlo manualmente en la propia factura si fuese necesario.
Una vez tengas la factura terminada, tendrás dos opciones de guardado que te explicamos a continuación:
Opción de “Guardar”
Una vez hayas terminado de crear tu factura, si pinchas en el botón superior derecho ‘Guardar‘ o ‘Guardar y nuevo‘, tu documento quedará guardado como borrador o factura proforma.
Esto quiere decir que el número de factura asignado aparecerá entre corchetes, por ejemplo [F/1], ya que es un número provisional y, además, la factura será editable e incluso podrá eliminarse.
Podrás visualizar el documento creado con el botón ‘Mostrar‘ o enviarlo a tu cliente en modo proforma haciendo clic en el botón ‘Enviar‘.
Opción de “Emitir factura”
Una vez hayas terminado la factura de manera correcta y estés listo para enviársela a tu cliente de manera definitiva, podrás utilizar el botón de ‘Emitir factura‘.
Esta opción fijará de manera permanente el número de tu factura en el documento, lo cual no podrá deshacerse, así como tampoco será posible eliminar el documento.
Una vez aceptes este proceso el número de tu factura ya no aparecerá entre corchetes, ya que será considerado el número definitivo del documento y no se usará en ninguna otra factura emitida.
Una vez emitida la factura podrás, igualmente, visualizar el documento creado y emitido con el botón ‘Mostrar‘ o enviarlo a tu cliente haciendo clic en el botón ‘Enviar‘. Ahora aparecerá sin la marca de agua proforma y sin los corchetes en el número de factura.
Listado de facturas en curso
Dentro de la pestaña de Ventas > Facturación > Facturas actuales, encontrarás el listado de todas aquellas facturas en curso, es decir, todas aquellas facturas en las que todavía tengas que trabajar, ya sea porque falta información o estás esperando alguna confirmación de tu cliente.
Podrás ver una diferencia en tu listado de facturas dependiendo de si están guardadas solo con el modo ‘Guardar‘ o si ya se ha procesado la factura con la opción de ‘Emitir factura‘.
Como puedes ver en la imagen, en aquellas facturas marcadas como ‘Emitir factura’ se mostrará el número del documento correspondiente en la primera columna, ya que como hemos comentado anteriormente, es el número definitivo de la factura y no podrá cambiarse ni eliminar el documento.
Aquellas facturas que solo estén en modo guardado o proforma, no mostrarán ningún número de factura en la primera columna, ya que serán facturas provisionales que podrían eliminarse si fuese necesario.
Las series de tus facturas son configurables. Puedes definir tú mismo el prefijo y el número por el cual comenzar a trabajar. Igualmente, podrás crear más de una serie si lo necesitas. Entra aquí para saber cómo gestionar tus series.
Contabilizar y enviar facturas
Cuando consideres que tus facturas, con todos sus datos, son completamente definitivas podrás proceder a la contabilización de las mismas. Tendrás que marcar tus facturas y hacer clic en el botón ‘Contabilizar y enviar selección‘ (puedes elegir no enviarla si no lo necesitas).
El proceso de Contabilizar no puede cancelarse, así que no dudes en revisar dos veces la factura antes de confirmar este paso.
Una vez contabilizada la factura ésta desaparecerá del listado de Facturas en curso y pasará a estar en tu archivo de Facturas contabilizadas.
En el mismo momento en el que se contabiliza y envía la factura, se crea automáticamente el asiento contable en la parte de contabilidad. No tendrás que hacer nada más, Reviso lo hará por ti de manera automática.
Las facturas contabilizadas no se pueden editar o eliminar. Para hacer cualquier corrección en ellas, deberás crear una factura rectificativa.