Su Contabilità in Cloud è disponibile la funzione “Importa da fatture elettroniche”, che consente di importare la rilevazione contabile dei file XML delle fatture di vendita e acquisto, emesse o ricevute da altri gestionali. Il sistema accetta esclusivamente il formato XML e non i file firmati elettronicamente con estensione .p7m
L’app può essere attivata dalla sezione Tutte le impostazioni/ Altro/ Apps cliccando sul pulsante “+”.
Una volta attivata, l’app sarà visibile nella sezione “Tutte le impostazioni”.
Tale funzione consente di importare:
le anagrafiche di clienti e fornitori:
le anagrafiche dei prodotti contenuti nelle fatture;
le fatture di vendita e di acquisto;
le scadenze;
i pagamenti delle rate scadute rispetto alla data di importazione.
Le fatture importate generano una scrittura contabile e, in quanto tali, non possono essere inviate elettronicamente allo SDI.
NB: Attualmente l’edizione 2021.2 consente l’importazione delle sole fatture con tipo documento TD01, senza sconti, ritenute e/o maggiorazioni. Le altre tipologie di documento devono essere registrate manualmente.
La configurazione dell’importazione si struttura in due parti:
nella prima parte, relativa alla configurazione, è necessario impostare le informazioni utili per l’importazione dei file XML e per la corretta rilevazione contabile. Facendo clic su Modifica è possibile indicare:
il gruppo clienti e il gruppo fornitori;
le serie numeriche per gli acquisti e per le vendite
(per le vendite è NECESSARIO indicare una serie numerica di tipo "fattura di vendita manuale");il conto di ricavo per le vendite;
i conti di costo per gli acquisti;
il conto finanziario per il pagamento.
Per quanto riguarda il conto finanziario, la rilevazione automatica dei pagamenti avviene quando nel file XML importato sono presenti rate di pagamento già scadute rispetto alla data di importazione. In questo caso, il sistema genera automaticamente il movimento di pagamento, che sarà visibile nella sezione Pagamenti come movimento non contabilizzato. Se necessario, tale movimento può essere eliminato manualmente.
Inoltre, durante l’importazione è possibile caricare anche le anagrafiche dei prodotti, comprese quelle senza codice, selezionando gli appositi flag. Per i prodotti privi di codice, il sistema assegna automaticamente un codice casuale, poiché su Contabilità in Cloud il codice prodotto è un campo obbligatorio.
Nella seconda parte della sezione è possibile caricare:
un singolo file XML;
un file ZIP contenente più fatture (dimensione massima 100 MB)
Se l’import supera la prima fase di validazione, apparirà un messaggio in verde e sarà possibile fare clic sul link per selezionare le fatture e importarle.
In caso di messaggio in rosso, verrà indicata anche la motivazione dell’importazione non riuscita.
Dopo l’importazione, è consigliato verificare i dati nelle due sezioni dedicate: le fatture di vendita confluiscono in Vendite/Registrazione fatture manuali, mentre quelle di acquisto nella sezione Acquisti/Fatture di acquisto.
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