Gestire il magazzino presuppone un controllo periodico delle quantità realmente presenti in magazzino con le quantità registrate sul sistema e quindi su Contabilità in Cloud.
Questa operazione può essere effettuata avvalendosi del report dell’inventario di magazzino. Elaborato il report ed effettuata l’esportazione in formato Excel, si avrà a disposizione una scheda denominata Rilevazione giacenza. In questa scheda vengono elencati i prodotti individuati con l’elaborazione del report con l’indicazione, in celle distinte, dei seguenti valori:
codice del prodotto
descrizione del prodotto
codice dell’ubicazione di magazzino
descrizione dell’ubicazione di magazzino
unità di misura
gruppo prodotto
giacenza
costo ultimo
valore costo ultimo
costo medio
valore costo medio
Oltre queste informazioni nella scheda sono disponibili queste altre colonne:
Giacenza reale, qui va annotata la quantità realmente esistente in magazzino per il prodotto;
Quantità da rettificare, è una cella calcolata in base alla differenza tra la giacenza (presente sul sistema) e la giacenza reale, si tratta in pratica della quantità necessaria per rettificare la quantità presente sul sistema; ad esempio se la giacenza a sistema è 10 e la giacenza reale è 9, la quantità da rettificare sarà -1;
Tipo di rettifica, è un valore che è utile per indicare se la quantità da rettificare è da considerare come: rettifica, perdita/furto, giacenza obsoleta, apertura
Indicata la Giacenza reale sulla scheda Rilevazione giacenza, è possibile salvare il file in formato csv . Il file conterrà solo i prodotti per i quali è stata rilevata una giacenza reale e per cui è necessario effettuare una rettifica.
Il file csv può essere importato per aggiornare le quantità presenti sul sistema.
L’importazione del file csv può essere effettuato andando su Magazzino\Rettifiche e trasferimenti\Rettifiche di magazzino e da qui sull’icona di importazione del csv.
Viene visualizzata una finestra in cui scegliere il file da importare e configurare l’importazione. La configurazione di importazione può essere memorizzata e le informazioni da importare devono essere configurate come illustrato nell’immagine sottostante.
Le informazioni presenti nel csv (File di origine), visualizzato nella parte superiore, vanno associate alle colonne, visualizzate nella parte inferiore dell’immagine, delle informazioni richieste. Nel dettaglio:
la colonna Tipo, che identifica il tipo di rettifica, va associata alla colonna 10, se non si è definito un tipo nel CSV è possibile definire uno dei valore fissi disponibili in elenco;
la colonna Codice prodotto va associata alla colonna 1;
la colonna Ubicazione, che identifica l’ubicazione, va associata alla colonna 3;
la colonna Quantità, va associata alla colonna 9;
la colonna Prezzo unitario va configurata con un valore fisso di 0;
la colonna Valuta va configurata con il valore fisso EUR;
la colonna Tasso di cambio va configurata con il valore fisso di 100.
Ultimata la configurazione sarà possibile confermare l’importazione delle rettifiche. Dall’elenco delle rettifiche importate è ancora possibile modificare le quantità.
Quando si è certi delle quantità rilevate sarà quindi necessario renderle definitive. Per fare questo selezionare tutte le righe di rettifica e cliccare sul pulsante Consolida rettifiche . Una volta effettuato il consolidamento le rettifiche avranno effetto sulle quantità in giacenza e non potranno più essere eliminate. E’ però sempre possibile creare e consolidare nuove rettifiche.
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