Los recordatorios se pueden enviar por correo electrónico a tus clientes en varios plazos. Una vez superado el plazo de pago de una factura se pueden ejecutar los recordatorios de pago. Si se ejecutan antes de que haya pasado el plazo de pago, no aparecerá nada como recordatorio.
Los recordatorios de pago se envían desde Ventas > Facturación > Recordatorios
Para enviar recordatorios a todos tus clientes, deja en blanco los campos “de grupo a grupo” y “de cliente a cliente”. El campo “Hasta la fecha” es obligatorio; aquí se debe introducir la fecha de hoy, selecciona la moneda base (si has facturado a ciertos clientes en diferentes monedas, puedes ejecutar recordatorios nuevamente para facturas en otras monedas).
Selecciona el tipo 'Recordatorio 1'; este es el primero de 3 recordatorios que puedes enviar. Al ser el primero, si no deseas cobrar intereses, puedes dejar ese campo a cero. El “umbral de interés mínimo” es el importe adicional que quieres enviar como recordatorio; nuevamente, es posible dejarlo a cero para que se incluyan todos los saldos vencidos, sin importar cuán pequeños sean. En “Condiciones de pago” se pueden seleccionar diferentes opciones, según las condiciones de tu empresa.
En la pestaña “Texto” puedes introducir un encabezamiento, que aparecerá en el recordatorio, y también hay una casilla para el cuerpo del texto.
Una vez ejecutados, verás los recordatorios enumerados por cliente y los números de factura relacionados con los importes vencidos. Los iconos a la derecha de cada recordatorio te permiten mostrar un recordatorio. Haz clic en el icono para ver el diseño y el texto que se agregó al principio. El icono de correo electrónico mostrará la dirección de correo electrónico de los clientes. El recordatorio se puede enviar usando esto o marcando la casilla a la izquierda y luego seleccionando “Contabilizar/enviar seleccionado”; de este modo, el sistema enviará por correo electrónico todos los recordatorios seleccionados a tus clientes.
Antes de poder ejecutar el recordatorio 2, tienes que haber ejecutado el recordatorio 1. El recordatorio 2 se puede ejecutar después de un período de tiempo que decidas y el mensaje de texto se puede cambiar a una solicitud de pago más urgente. Obviamente, esto dependerá de la política de la empresa y del tipo de negocio.
Luego se puede ejecutar el recordatorio 3 una vez que se haya ejecutado el recordatorio 2 y se incluirá a cualquier persona que no haya pagado después de que se envió el recordatorio 2.