Es ist möglich, Produktdaten aus einer Datei im csv-Format zu importieren, die mit einer vereinfachten Struktur konfiguriert ist.

Vor dem Import müssen Sie sicherstellen, dass die Produktgruppen bereits in Cloud Accounting vorhanden sind.

Woher importieren Sie Ihre Daten

Der Produktimport kann in 2 Bereichen erfolgen:

• Importieren Sie Daten, indem Sie über Alle Einstellungen | darauf zugreifen Unternehmen und klicken Sie bei Produkte auf die Schaltfläche Importieren.

Alternativ können Sie über Verkauf \ Produkte zugreifen und auf der Symbolleiste rechts auf Importoptionen anzeigen \ Produkte importieren klicken

So importieren Sie

Nachdem Sie auf Import geklickt haben, erscheint ein Fenster, in dem Sie den Import von Produkten verwalten können.

Die auszuführenden Operationen sind die folgenden:

• Laden Sie die Datei herunter und bearbeiten Sie sie

• Geben Sie die Konfigurationsdaten ein

• Wählen Sie die csv-Datei aus, um die darin enthaltenen Daten zu importieren

So erstellen Sie die csv-Datei

Als erstes muss die csv-Datei erstellt werden.

• Klicken Sie auf Beispieldatei herunterladen.

• Sobald die Datei heruntergeladen wurde, öffnen Sie sie einfach mit Microsoft Excel, Google Sheets oder anderen Tabellenkalkulationen.

• Geben Sie die Produktdaten in die jeweiligen Spalten ein, ohne die Titel der Spalten selbst zu ändern, da die Anwendung sonst nicht erkennen könnte, welche Daten in welche Spalte importiert werden sollen.

Die Dateispalten

Um die erforderlichen Daten zu identifizieren und alle Informationen korrekt einzugeben, müssen Sie die Datei mit den Richtlinien herunterladen, indem Sie auf "Beispieldatei mit Richtlinien anzeigen" klicken, in der in jeder Spalte Hinweise hervorgehoben sind, die zur Eingabe der Daten in die Importdatei zu befolgen sind .

Die obligatorischen Daten, die in der Beispieldatei angegeben werden müssen, sind die folgenden:

• die Nr.: Diese stellt den Produktcode dar und kann eine Mischung aus Buchstaben und Ziffern sein und bis zu 25 Zeichen lang sein.

• der Name: Dies ist der Name des Produkts und muss aus Text bestehen und kann bis zu 300 Zeichen lang sein

• die Produktgruppe: Dies muss eine ganze Zahl (kein Bruch) und bis zu 9 Zeichen sein. Es reicht aus, die Nummer anzugeben, die die Gruppe identifiziert und bereits in Cloud Accounting vorhanden sein muss. Die Produktgruppe ist ein obligatorisches Datum, da Sie damit das Erlöskonto und das in der Rechnung zu verwendende Umsatzsteuerkennzeichen bestimmen können. Wenn nichts angegeben ist, wird allen Produkten die Standardgruppe zugewiesen, die während der Importphase ausgewählt werden kann.

Die empfohlenen Daten sind:

• die Beschreibung bis zu 500 Zeichen

• Die Einheit muss bereits in Cloud Accounting vorhanden sein

• Der Verkaufspreis ist netto zu verstehen

• Der übliche Kaufpreis ist netto zu verstehen

Schließlich gibt es unter den optionalen Daten (und einige davon hängen davon ab, ob Sie das zusätzliche Modul Inventory aktiviert haben):

• der Strichcode

• der Mindestbestand

• die Mindestmenge für Nachbestellungen

• das Bruttogewicht

• das Nettogewicht

• die Lautstärke

• der Status: akzeptiert die Werte 1 – Aktiv, 0 – Gesperrt

NB

Nachdem alle zu importierenden Daten in die Beispieldatei eingetragen wurden, genügt es, diese im csv-Format (UTF-8) zu speichern und dabei auf das richtige Format zu achten.

Konfigurieren Sie den Import

In der Konfiguration ist es möglich

• Geben Sie die Standardproduktgruppe an, die automatisch zugewiesen wird, wenn sie nicht in der Datei definiert wurde

• Geben Sie an, ob vorhandene Produkte nicht in Cloud Accounting importiert werden sollen

• Geben Sie an, ob vorhandene Produkte aktualisiert werden sollen. In diesem Fall wird das Produkt mit demselben Code mit den in der Datei vorhandenen Daten aktualisiert.

• Laden Sie Ihre Datei in Abschnitt 3 hoch und klicken Sie dann auf Import & Save

Sie sehen dann eine Bestätigung, dass der Import abgeschlossen ist, und Ihr Produkt kann nun in Ihrer Produktliste angezeigt werden.