Es ist möglich, Kundendaten aus einer Datei im csv-Format zu importieren, die mit einer vereinfachten Struktur konfiguriert ist.

Vor dem Import müssen Sie sicherstellen, dass die Kundengruppen und Zahlungsbedingungen bereits in Reviso vorhanden sind.

Insbesondere für die Zahlungsbedingungen ist es erforderlich, die genaue Beschreibung auf dem Verwaltungssystem anzugeben.

Woher importieren

Der Import kann in 2 Bereichen erfolgen:

Daten importieren , indem Sie über Alle Einstellungen > Unternehmen darauf zugreifen und auf die Schaltfläche Importieren bei Kunden klicken.

Alternativ können Sie zur Registerkarte „Verkäufe“ > „Kunden“ gehen > auf das Importsymbol klicken > „Kunden importieren“ auswählen und dann „Kunden“ auswählen

Es erscheint ein Fenster zur Verwaltung des Kundenimports.

Die auszuführenden Operationen sind die folgenden:

• Laden Sie die Datei herunter und bearbeiten Sie sie

• Geben Sie die Konfigurationsdaten ein

• Wählen Sie die csv-Datei aus, um die darin enthaltenen Daten zu importieren

So erstellen Sie die csv-Datei

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Als erstes muss die csv-Datei erstellt werden.

Klicken Sie auf Beispieldatei herunterladen.

• Sobald die Datei heruntergeladen wurde, öffnen Sie sie einfach mit Microsoft Excel, Google Sheets oder anderen Tabellenkalkulationen.

• Geben Sie die Kundendaten in die entsprechenden Spalten ein, ohne die Titel der Spalten selbst zu ändern, da die Anwendung sonst nicht erkennen könnte, welche Daten in welche Spalte importiert werden sollen.

Die Spalten der Datei

Um die erforderlichen Daten zu identifizieren und alle Informationen korrekt einzugeben, müssen Sie die Datei mit den Richtlinien herunterladen, indem Sie auf "Beispieldatei mit Richtlinien anzeigen" klicken, in der in jeder Spalte Hinweise hervorgehoben sind, die zur Eingabe der Daten in die Importdatei zu befolgen sind .

Die obligatorischen Datenspalten sind in der Beispieldatei und der Importdatei fett gedruckt und lauten wie folgt:

• die Nr.: muss eine eindeutige Nummer sein und kann bis zu 5 Nummern haben

• der Name: muss Text sein und kann bis zu 255 Zeichen lang sein

• die Kundengruppe: Dies ist eine ganze Zahl mit bis zu 9 Zeichen. Es reicht aus, die Nummer anzugeben, die die Gruppe identifiziert und bereits in Cloud Accounting vorhanden sein muss. Die Kundengruppe ist eine Pflichtangabe, da sie nicht nur die Einordnung von Kunden ermöglicht, sondern vor allem der Bestimmung der Bilanz dient, die in der Buchhaltung von Rechnungen und Zahlungen verwendet wird.

• Mehrwertsteuerzone: 1. Inland, 2. EU, 3. Ausland und 4. Inland ohne MwSt.

• Währungscode: Es ist erforderlich, den Währungscode des Kunden anzugeben, den Sie importieren.

Die empfohlenen Daten sind:

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, falls bekannt.

• die Währung: der Währungscode, in dem Sie dem Kunden Rechnungen stellen

• Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingungen müssen bereits in Cloud Accounting vorhanden sein und die genaue Beschreibung muss in der Datei eingegeben werden.

• Zahlungsmethode: Sie müssen die genaue Beschreibung der Zahlungsfrist von Hades in der tabellarischen Darstellung der elektronischen Rechnung angeben. Wenn in der Datei nichts angegeben ist, wird Banküberweisung gemeldet.

• Adresse: Geben Sie die Adresse an

• Postleitzahl: Geben Sie die Postleitzahl an

• Ort/Stadt: Geben Sie die Stadt an

• Landkreis: Geben Sie den Landkreis an

• Land: Geben Sie den Namen des Landes ein

• E-Mail: Geben Sie die E-Mail-Adresse an

• Telefonnummer: Falls vorhanden, geben Sie diese ein

• Andere Referenz: Name des Kontakts oder Büro / Empfänger

• Schließlich gibt es unter den optionalen Daten:

• Rabatt (%) : Geben Sie „ .“ als Dezimaltrennzeichen an

• Website: die Website des Kunden

• Zugriff: Geben Sie 1 für den Zugriff ein

Nachdem alle zu importierenden Daten in die Beispieldatei eingetragen wurden, reicht es aus, wenn das Speichern im csv (UFT-8) Format eingestellt wurde

Konfigurieren Sie den Import

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In der Konfiguration ist es möglich

• Geben Sie die Standardkundengruppe an, die automatisch zugewiesen wird, wenn sie nicht in der Datei definiert wurde

• Geben Sie an, ob bestehende Kunden nicht in Cloud Accounting importiert werden sollen

• Geben Sie an, ob bestehende Kunden aktualisiert werden sollen.

• Wählen Sie in Abschnitt 3 Ihre gespeicherte CSV-Datei aus und klicken Sie auf Import & Save

Sie sehen dann eine Bestätigung, dass der Import abgeschlossen ist, und Ihre Kunden können unter Vertrieb > Kunden angezeigt werden.