Se la fattura non è ancora stata ricevuta e il pagamento effettuato al fornitore riguarda esclusivamente l’imponibile, al netto dell’IVA, è necessario registrare un anticipo a fornitore.
1. Verifica del piano dei conti
Prima di procedere, verificare che nel piano dei conti sia presente il conto Fornitori c/anticipi o un altro conto equivalente.
Se il conto non è presente, è possibile crearlo seguendo la procedura descritta nella guida (clicca qui) Il piano dei conti.
2. Registrazione del pagamento anticipato
Accedere alla sezione Contabilità → Prima nota e registrare il movimento contabile relativo al pagamento effettuato, utilizzando i seguenti conti:
In Dare: Fornitori c/anticipi, per l’importo effettivamente pagato.
In Avere: Cassa, Banca c/c o altro conto utilizzato, per il medesimo importo.
La registrazione deve riguardare esclusivamente l’importo versato al fornitore. Poiché la fattura non è ancora stata ricevuta, non deve essere rilevata l’IVA.
Esempio
Si supponga che il totale della fattura sia pari a 122,00 €, di cui 100,00 € di imponibile e 22,00 € di IVA. Se viene effettuato un pagamento anticipato di 100,00 €, la registrazione in prima nota sarà la seguente:
L’importo registrato nel conto Fornitori c/anticipi verrà successivamente stornato al momento della registrazione della fattura e del relativo pagamento, in modo da compensare la somma già versata al fornitore.
3. Registrazione della fattura di acquisto
Una volta ricevuta la fattura, procedere con la registrazione della fattura di acquisto per l’importo complessivo di 122,00 €, composto da 100,00 € di imponibile e 22,00 € di IVA.
La registrazione consentirà di rilevare il costo di acquisto, l’IVA detraibile, se applicabile, e il debito complessivo nei confronti del fornitore.
Il pagamento anticipato di 100,00 € registrato in precedenza non deve essere stornato in questa fase: verrà recuperato nella successiva registrazione del pagamento della fattura.
4. Creazione del conto finanziario per la registrazione del pagamento
Prima di procedere con la registrazione del pagamento della fattura, creare il conto finanziario collegato al conto del piano dei conti Fornitori c/anticipi.
Il conto così configurato potrà essere utilizzato nella successiva registrazione del pagamento, consentendo di stornare correttamente l’anticipo versato in precedenza.
5. Registrazione del pagamento della fattura e storno dell’anticipo
Dopo aver registrato la fattura di acquisto e creato il conto finanziario collegato al conto Fornitori c/anticipi, procedere con la registrazione del pagamento, stornando l’anticipo già versato.
Nella registrazione del pagamento, indicare i seguenti importi:
Conto finanziario: 22,00 €, corrispondenti all’importo ancora da pagare al fornitore.
Conto Fornitore: 122,00 €, pari all’importo complessivo della fattura.
Conto Fornitori c/anticipi: 100,00 €, per stornare l’anticipo già pagato.
In questo modo, l’importo anticipato viene compensato con il totale della fattura e il conto finanziario rileva esclusivamente l’uscita residua di 22,00 €.
Al termine della registrazione, il debito verso il fornitore risulterà saldato e il conto Fornitori c/anticipi risulterà chiuso.
6. Verifica della registrazione nel libro giornale
Stampando il libro giornale, è possibile verificare che la registrazione del pagamento abbia chiuso il conto del fornitore per l’intero importo della fattura, pari a 122,00 €, e stornato il conto Fornitori c/anticipi per l’importo di 100,00 €, già versato in precedenza.
In questo modo, la registrazione contabile risulta completata correttamente: il debito verso il fornitore è saldato e non rimangono importi residui sul conto degli anticipi.
Seconda ipotesi: pagamento anticipato dell’intero importo della fattura
Se il pagamento al fornitore viene effettuato per l’intero importo della fattura prima che questa sia stata ricevuta, è necessario registrare un anticipo a fornitore per l’intera somma versata.
Procedere come segue:
Verificare che nel piano dei conti sia presente il conto Fornitori c/anticipi. Se il conto non esiste, crearlo seguendo la procedura descritta in precedenza.
Accedere alla sezione Contabilità → Prima nota e registrare il movimento contabile relativo all’uscita finanziaria, utilizzando i seguenti conti:
In Dare: Fornitori c/anticipi, per l’intero importo pagato.
In Avere: Cassa, Banca c/c o altro conto utilizzato, per il medesimo importo.
In questo modo, l’intero pagamento viene registrato come anticipo a fornitore, senza rilevare l’IVA prima della ricezione della fattura.
Una volta ricevuta la fattura, procedere con la registrazione del documento e con la successiva chiusura dell’anticipo, seguendo la procedura descritta nei passaggi precedenti.
In questo modo, l’intero importo versato viene registrato come anticipo a fornitore, senza rilevare l’IVA prima della ricezione della fattura.
Registrazione della fattura di acquisto
Una volta ricevuta la fattura, accedere alla sezione dedicata alla registrazione delle fatture di acquisto e registrare il documento per l’importo complessivo di 122,00 €, composto da 100,00 € di imponibile e 22,00 € di IVA.
La registrazione consentirà di rilevare il costo di acquisto, l’IVA detraibile, se applicabile, e il debito complessivo nei confronti del fornitore.
Creazione del conto finanziario per la registrazione del pagamento
Prima di procedere con la registrazione del pagamento della fattura, creare il conto finanziario collegato al conto del piano dei conti Fornitori c/anticipi.
Il conto creato sarà utilizzato nella successiva registrazione del pagamento per chiudere la scadenza della fattura e consentire lo storno dell’anticipo versato in precedenza.
Registrazione del pagamento e chiusura della scadenza
Registrare il pagamento della fattura utilizzando il conto finanziario creato in precedenza e collegato al conto Fornitori c/anticipi.
Questa operazione consente di chiudere la scadenza della fattura e di compensare l’importo già versato in anticipo, evitando di registrare una seconda uscita finanziaria per la stessa so
Verifica della registrazione nel libro giornale
Stampando il libro giornale, è possibile verificare che il conto del fornitore sia stato chiuso per l’intero importo della fattura e che il conto Fornitori c/anticipi sia stato stornato per l’intero importo versato in anticipo.
In questo modo, il debito verso il fornitore risulta saldato e il conto degli anticipi risulta chiuso, senza lasciare importi residui relativi all’operazione.
Anticipo a cliente
La procedura è simile a quella descritta per l’anticipo a fornitore, ma cambiano il conto contabile utilizzato e la registrazione iniziale in prima nota.
Registrazione dell’incasso anticipato: accedere a Contabilità → Prima nota e registrare l’incasso utilizzando la scrittura Banca c/c (o altro conto) in dare a Clienti c/anticipi (o altro conto equivalente).
Creazione del conto finanziario: al momento dell’emissione della fattura, per effettuare il giroconto dal conto Clienti c/anticipi al conto del cliente, accedere a Pagamenti → Conto finanziario → Nuovo conto finanziario e creare un conto collegato al conto Clienti c/anticipi.
Registrazione del pagamento: effettuare il pagamento selezionando il conto finanziario degli anticipi appena creato e movimentando il cliente intestatario della fattura.
Chiusura dell’anticipo: in questo modo, il conto Clienti c/anticipi viene stornato e il conto del cliente viene compensato per l’importo dell’anticipo, chiudendo totalmente o parzialmente il credito in base all’importo anticipato.
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