La rilevazione contabile dei pagamenti fornitori deve essere eseguita dalla sezione Pagamenti → Pagamenti.
Cliccando sul bottone “Nuovo pagamento” si apre la maschera di registrazione.
Per registrare un pagamento è necessario:
selezionare la serie numerica “PF – Pagamento fornitore”;
selezionare dal menu a tendina il conto finanziario, collegato al conto contabile su cui si intende effettuare il pagamento.
verificare la data contabile, proposta automaticamente in base alla data di registrazione (modificabile se necessario);
Se il pagamento è in valuta estera, è necessario selezionare il tipo di valuta.
In questo caso, passando da euro a una valuta straniera, vengono abilitati il campo “Tasso di cambio” e il pulsante “Applica tasso di cambio”, che consentono di gestire correttamente la conversione.
Selezionare il fornitore attraverso il tasto “cerca da elenco”.
Dopo aver selezionato il fornitore è possibile cliccare sul pulsante “Associa fattura”.
In questo modo il sistema mostra l’elenco di tutte le fatture di acquisto e delle eventuali note di credito da fornitore relative al fornitore selezionato.
Questa funzione consente di registrare il pagamento di una o più fatture oppure di una o più note di credito, ma non permette la compensazione tra fatture e note di credito.
Indicare l’importo totale o parziale delle fatture da pagare (gli importi devono essere preceduti dal segno “–”), oppure associare l’importo da pagare utilizzando il pulsante “Importo da associare” presente in fondo a ciascuna riga, quindi cliccare su “Associa”.
Nel caso in cui sia necessario associare sia fatture che note di credito, è necessario aggiungere una nuova riga fornitore: nella prima riga si associano esclusivamente le fatture, mentre nella seconda riga si associano le note di credito. Non è possibile effettuare la compensazione tra fatture e note di credito nella stessa riga.
Completare la registrazione aggiungendo eventuali ulteriori righe fornitore e/o conti, quindi cliccare su “Salva” per confermare l’operazione.
La stessa procedura può essere utilizzata anche per registrare i pagamenti senza associare immediatamente la fattura da saldare.
In questo caso, l’associazione verrà effettuata successivamente dallo scadenzario, utilizzando il pulsante “Associa”.
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