Si en tu negocio emitís las mismas facturas, de manera recurrente, en unos periodos establecidos, este módulo te será de gran utilidad.
Es posible crear distintas suscripciones y, a cada una de ellas, enlazarle una lista de clientes y los productos o servicios que se estén facturando.
Por ejemplo, imaginemos que somos una empresa que se dedica al alquiler de oficinas, locales y garajes.
Podríamos tener una suscripción que fuese “Alquileres oficinas” y, dentro de esa suscripción, enlazaríamos un servicio llamado “Alquiler mensual oficina”, que sería el concepto que estamos facturando.
Adicionalmente, vincularíamos a la suscripción todos aquellos de nuestros clientes a los que les tenemos alquilada una oficina, pudiendo registrar en cada uno de ellos un precio especial, si fuese necesario.
Cada mes, podremos crear todas nuestras facturas a la vez con solo 3 clics, ahorrando mucho tiempo, ya que no tendremos que crear nuestras facturas una por una.
¿Cuánto cuesta el módulo de suscripciones?
Este módulo adicional no tiene ningún coste extra en tu suscripción. Viene desactivado por defecto, puesto que no todo el mundo lo necesita.
Si quieres probarlo, únicamente tienes que activarlo en tu empresa y estará disponible de manera inmediata. Si finalmente no te fuese de utilidad, podrás desactivarlo en cualquier momento para simplificar tus menús de opciones en el programa.
Si lo prefieres, también tienes la opción de solicitar una versión de prueba gratuita y hacer ahí todas las pruebas que necesites para ver si esta función puede serte de utilidad.
¿Cómo activar el módulo adicional de suscripciones?
El módulo adicional de suscripciones se puede activar a través de la pestaña de Configuración > Todas las configuraciones > Suscripción > Módulos adicionales.
Lo encontrarás bajo el nombre de Suscripción. Haz clic en el icono de la derecha de Editar, marca la opción de Acceso y dale a Guardar.
¿Cómo funciona el módulo de suscripciones o facturación periódica?
Para dar de alta las suscripciones, accede al menú Ventas > Facturación > Suscripciones.
Desde el botón Nueva suscripción, se incluye el intervalo y el calendario base. En Cobro se selecciona Proporcional si entra más tarde el cliente. La casilla Calendario base se activa si se selecciona en el campo Intervalo: mensual, trimestral, semestral, anual, 2, 3, 4 y 5 años. Si se marca el calendario base, la suscripción es del 1 al 31 del mes. Si no, es desde el 15 al 15.
Una vez creada la suscripción hay que vincular los productos o servicios y los suscriptores (clientes). Para vincular los productos o servicios, pulsamos en el icono correspondiente.
Añade un producto desde el botón Vincular producto / servicio. Indica la cantidad. El Precio especial es genérico para el cliente.
El siguiente paso, sería añadir los suscriptores.
A continuación, generamos la suscripción indicando los valores para hacerlo.
Podemos generar una serie específica para tener controladas las facturas que se generan mediante este proceso.
Antes de generar la suscripción hay que tener en cuenta la fecha de inicio: Fecha de inicio (incluye suscriptores con fecha de inicio anterior o igual). Si quiero generar las de marzo, tengo que indicar 01/03.
En este caso generará la suscripción (factura en borrador) correspondiente al periodo indicado.
Las facturas que se han generado con la suscripción se pueden editar, pero no es recomendable, ya que las suscripciones están pensadas para que sean las mismas todos los periodos.
Las facturas que se generarán en Facturas actuales en borrador, tendremos que hacer el último paso que será emitirlas o contabilizarlas para que el proceso quede finalizado si estamos conformes con ello.
Después veremos que efectivamente en los suscriptores o clientes el periodo se ha movido automáticamente:
Posteriormente, el mes que viene (si es mensual), tendremos que cambiar la fecha aquí:
Para que se generen las que corresponden a ese periodo y podamos hacer la emisión o contabilización. Después lo mismo, se moverán al siguiente periodo.