Mit Reviso und seinem Projektmanager können Mitarbeiterausgaben direkt von ihnen erfasst werden, da es möglich ist, ihnen Zugriff auf das Programm zu gewähren und ihren Zugriff sogar nur auf den Teil der Spesenerfassung zu beschränken.
Wenn wir einen Mitarbeiter in Reviso registrieren, haben wir die Möglichkeit, ihm Zugriff als Zeiterfassungsgerät oder als Projektmanager zu gewähren.
Der Mitarbeiter mit Time Recorder-Zugriff kann nur auf Reviso zugreifen, um seine Arbeitsstunden, Ausgaben und Kilometer aufzuzeichnen, ohne andere Daten oder Funktionen der Anwendung sehen zu können.
Der Mitarbeiter mit Projektmanagerzugriff kann auf Reviso zugreifen, um seine Arbeitsstunden, Ausgaben und Kilometerleistungen aufzuzeichnen. Außerdem kann er die Registerkarte „Projekte“ sehen, ein Projekt vollständig verwalten und die Daten des Rests einsehen der Mitarbeiter.
So erfassen Sie Mitarbeiterausgaben
Um Mitarbeiterausgaben zu erfassen oder damit der Mitarbeiter seine Ausgaben selbst erfassen kann, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen.
Gehen Sie zur Registerkarte „Projekte“ und klicken Sie auf das Untermenü „Mitarbeiter“.
Suchen Sie in der Mitarbeiterliste den Mitarbeiter, bei dem die Ausgaben erfasst werden.
Klicken Sie rechts auf das Symbol „Ausgaben“.
Klicken Sie auf die Option Neue Ausgabe.
Füllen Sie die Felder mit den Daten der angefallenen Ausgaben und des damit verbundenen Projekts aus und klicken Sie auf Speichern.
Fügen Sie Dokumente den Mitarbeiterausgaben bei
Sobald wir die Ausgabe erstellt haben, können wir ihr auch ein Dokument beifügen, sei es die Rechnung, eine Quittung oder ein Kaufbeleg. Dazu müssen wir nur auf das Symbol rechts mit der Bezeichnung „Dokumente anhängen“ klicken. Wir suchen die Datei auf unserem Computer und laden sie in Reviso.
Sobald die Datei angehängt ist, ändert sich das Symbol rechts in „Dokument anzeigen“. Über dieses Symbol können wir das beigefügte Dokument einsehen.
Die Ausgabe steht nun zur Genehmigung und Endabrechnung durch den Vorgesetzten oder Projektmanager bereit.
So genehmigen und buchen Sie Ausgaben
Wie bereits erwähnt, können nur Reviso-Administratoren oder als Projektmanager konfigurierte Mitarbeiter die von ihnen und den übrigen Benutzern erfassten Ausgaben genehmigen und abrechnen.
Um eine erfasste Ausgabe zu genehmigen und zu buchen, müssen Sie zur Registerkarte „Projekte“ > „Mitarbeiter“ gehen. Suchen Sie den Mitarbeiter, für den Ausgaben erfasst wurden, und klicken Sie rechts auf das Symbol „Ausgaben“.
Es erscheint eine Liste mit den gemeldeten Ausgaben, deren Genehmigung und Abrechnung noch aussteht. Wählen Sie die gewünschten aus und klicken Sie oben auf die Option „Genehmigen/Posten“.