Contabilizzare una registrazione significa rendere definitiva l’operazione. È nella logica del gestionale che, una volta contabilizzata, la registrazione si cristallizzi e non possa più essere modificata liberamente o eliminata, salvo alcune eccezioni.
La contabilizzazione è un’operazione manuale: occorre selezionare la registrazione e cliccare sul pulsante Contabilizza, presente nelle diverse sezioni del gestionale, come Vendite, Acquisti, Prima nota e Pagamenti.
Quando è necessario contabilizzare?
Non è obbligatorio contabilizzare immediatamente tutte le registrazioni. L’operazione diventa necessaria in due casi principali:
Liquidazione IVA: se l’azienda gestisce la liquidazione IVA direttamente su Contabilità in Cloud, è necessario contabilizzare le fatture di acquisto, le fatture di vendita e i corrispettivi che confluiscono nella liquidazione, per poterla contrassegnare come definitiva. La contabilizzazione va quindi effettuata con cadenza mensile o trimestrale, in base alla periodicità della liquidazione.
Chiusura dell’esercizio contabile: a fine anno è necessario contabilizzare tutte le registrazioni che rientrano nell’esercizio da chiudere, per poter procedere con la chiusura.
Per le fatture di vendita elettroniche generate e inviate direttamente da Contabilità in Cloud, è importante precisare che l’emissione e l’invio allo SDI non sono collegati alla contabilizzazione.
Per inviare elettronicamente una fattura di vendita direttamente dal programma, è sufficiente emettere il documento, senza doverlo necessariamente contabilizzare. La contabilizzazione può essere effettuata in un secondo momento, preferibilmente dopo aver ricevuto l’esito positivo dell’invio allo SDI.
In particolare, prima di procedere con la contabilizzazione, è consigliabile verificare che lo stato della fattura sia Inviato per i destinatari privati oppure Accettato per gli enti pubblici. La contabilizzazione potrà comunque essere effettuata successivamente, in base alle proprie esigenze contabili, ad esempio per la gestione della liquidazione IVA.
Cosa cambia dopo la contabilizzazione?
Finché una fattura, una registrazione di prima nota o un pagamento non vengono contabilizzati, è possibile modificarli liberamente oppure eliminare l’operazione.
Una volta confermata la contabilizzazione, invece, la registrazione non può più essere eliminata. Le possibilità di modifica dipendono dal tipo di registrazione e dal campo che si desidera correggere.
Per le registrazioni di prima nota e per le fatture di acquisto e di vendita inserite manualmente, dopo la contabilizzazione è ancora possibile modificare le annotazioni e i conti di contropartita utilizzati.
Se è necessario modificare altri campi, occorre invertire la registrazione, così da annullarne contabilmente gli effetti, e procedere con una nuova registrazione corretta.
Per le fatture di vendita elettroniche è necessario creare una nota credito(clicca qui per consultare la guida Creare una nota di credito di vendita)