Contabilizzare una registrazione significa rendere definitiva l’operazione. È nella logica del gestionale che, una volta contabilizzata, la registrazione si cristallizzi e non possa più essere modificata liberamente o eliminata, salvo alcune eccezioni.
La contabilizzazione è un’operazione manuale: occorre selezionare la registrazione e cliccare sul pulsante Contabilizza, presente nelle diverse sezioni del gestionale, come Vendite, Acquisti, Prima nota e Pagamenti.
Quando è necessario contabilizzare?
Non è obbligatorio contabilizzare immediatamente tutte le registrazioni. L’operazione diventa necessaria in due casi principali:
Liquidazione IVA: se l’azienda gestisce la liquidazione IVA direttamente su Contabilità in Cloud, è necessario contabilizzare le fatture di acquisto, le fatture di vendita e i corrispettivi che confluiscono nella liquidazione, per poterla contrassegnare come definitiva. La contabilizzazione va quindi effettuata con cadenza mensile o trimestrale, in base alla periodicità della liquidazione.
Chiusura dell’esercizio contabile: a fine anno è necessario contabilizzare tutte le registrazioni che rientrano nell’esercizio da chiudere, per poter procedere con la chiusura.
Per le fatture di vendita elettroniche generate e inviate direttamente da Contabilità in Cloud, è consigliabile procedere con la contabilizzazione solo dopo aver ricevuto un esito positivo dell’invio. In particolare, lo stato deve risultare Inviato per i destinatari privati oppure Accettato per gli enti pubblici.
Cosa cambia dopo la contabilizzazione?
Finché una fattura, una registrazione di prima nota o un pagamento non vengono contabilizzati, è possibile modificarli liberamente oppure eliminare l’operazione.
Una volta confermata la contabilizzazione, invece, la registrazione non può più essere eliminata. Le possibilità di modifica dipendono dal tipo di registrazione e dal campo che si desidera correggere.
Per le registrazioni di prima nota e per le fatture di acquisto e di vendita inserite manualmente, dopo la contabilizzazione è ancora possibile modificare le annotazioni e i conti di contropartita utilizzati.
Se è necessario modificare altri campi, occorre invertire la registrazione, così da annullarne contabilmente gli effetti, e procedere con una nuova registrazione corretta.