Per poter contrassegnare una liquidazione IVA come Definitiva, è necessario aver prima contabilizzato tutte le fatture di acquisto, le fatture di vendita e gli eventuali corrispettivi relativi al periodo di riferimento.
Una volta completata la contabilizzazione, il gestionale genera automaticamente le scritture contabili di giroconto, purché i due conti di sistema di riferimento siano stati configurati correttamente.
Per le istruzioni relative alla configurazione, consultare la guida dedicata "Conti di sistema per la Liquidazione IVA"
L'elaborazione della liquidazione IVA si effettuano accedendo alla sezione Reports → Imposte → Liquidazione IVA.
Si aprirà una finestra nella quale occorre indicare:
Anno: l’anno di riferimento della liquidazione;
Periodo: mensile o trimestrale, in base alla periodicità IVA dell’azienda;
Regime IVA: Ordinario oppure IVA per cassa, in base al regime adottato dall’azienda.
Durante l'elaborazione della liquidazione IVA sono disponibili due flag, ciascuno con una funzione specifica.
1. Includi registrazioni non contabilizzate
Il flag Includi registrazioni non contabilizzate consente di includere nella liquidazione IVA anche le operazioni non ancora contabilizzate. Questa opzione è utile per effettuare un controllo preliminare della liquidazione prima della chiusura definitiva. Per verificare la correttezza dei dati, è consigliabile elaborare la liquidazione sia con il flag selezionato sia senza il flag, confrontando gli importi risultanti.
Attenzione: per poter contrassegnare la liquidazione come definitiva, è necessario elaborarla senza selezionare questo flag. In caso contrario, il gestionale visualizzerà il seguente messaggio:
La liquidazione IVA non può essere contrassegnata come definitiva perché include registrazioni non contabilizzate.
2. Escludi le registrazioni non riportate dai periodi precedenti
Il flag Escludi le registrazioni non riportate dai periodi precedenti consente di escludere dalla liquidazione IVA le registrazioni con data IVA riferita a periodi precedenti, che non sono state incluse nelle rispettive liquidazioni già chiuse.
Questa situazione può verificarsi, ad esempio:
Quando un'azienda inizia a utilizzare il gestionale per la contabilità in un determinato anno, ma gestisce le liquidazioni IVA solo a partire dall'anno successivo.
Quando una registrazione viene contabilizzata dopo che la liquidazione IVA del relativo periodo è già stata contrassegnata come definitiva.
Esempio
Un'azienda utilizza il gestionale dal 2025, ma inizia a gestire le liquidazioni IVA soltanto dal 2026.
Con il flag selezionato: le registrazioni del 2025 vengono escluse dalla liquidazione IVA.
Con il flag non selezionato: le registrazioni del 2025 confluiscono nella prima liquidazione utile del 2026. I relativi importi vengono contrassegnati con un asterisco (*).
Lo stesso principio si applica alle registrazioni contabilizzate successivamente alla chiusura definitiva della liquidazione del periodo di competenza.
Cliccando sugli importi contrassegnati dall'asterisco è possibile visualizzare le registrazioni interessate e le relative date IVA.
È importante utilizzare questa opzione con attenzione, verificando che le registrazioni escluse siano effettivamente quelle che non devono essere considerate nella liquidazione.
Quindi, non inserire il flag su includi le registrazioni non contabilizzate e cliccare su Contrassegna come definitiva
Una volta confermata la liquidazione, il sistema genererà automaticamente i giroconti IVA sulla base delle impostazioni dei due conti di sistema dedicati alla liquidazione IVA.
Le liquidazioni iva rese definitiva confluiscono nella sezione Reports\Imposte\Archivio
Dalla sezione Reports/Imposte/Archivio, cliccando sull'icona Mostra report (lente di ingrandimento), presente alla fine di ciascuna riga, è possibile visualizzare e stampare la relativa liquidazione IVA.
In fase di stampa è inoltre possibile impostare manualmente il numero della pagina iniziale, così da proseguire la numerazione rispetto a una stampa precedente.
Cliccando invece su “Annulla lo stato di definitivo” (icona blu)
lo stato della liquidazione viene riportato indietro e, qualora fossero stati generati automaticamente i giroconti IVA, l’operazione di annullamento comporterà la creazione delle relative registrazioni contabili di rettifica.
Una volta che le liquidazioni IVA sono state contrassegnate come definitive, è possibile procedere con l’elaborazione della Comunicazione liquidazione IVA relativa a quel trimestre.
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