Con la funzionalità “Fatturazione ricorrente” si possono creare molte fatture con pochi click. Se nella propria attività viene emesse sempre la stessa fattura, in modo ricorrente, in periodi prestabiliti, per più clienti, questa funzionalità è certamente di grande utilità.
Per utilizzare la funzionalità è necessario prima attivare il relativo modulo.
E’ possibile creare diverse “ricorrenze” e per ognuna di queste è possibile collegare un elenco di clienti e un elenco di prodotti/servizi da fatturare.
Ad esempio, immaginiamo di essere una ditta di pulizie specializzata nella pulizia di uffici e negozi. Potremmo quindi avere una ricorrenza, da intendere in questo contesto come tipo di contratto, denominata “Servizi di pulizia bisettimanale” e in questa aver definito:
l’elenco di clienti con cui è stato contrattualizzata l’erogazione di questo tipo di servizio, per ogni cliente se necessario è possibile applicare un prezzo differente da quello di base previsto,
il valore da fatturare,
la ricorrenza, ad esempio mensile, con cui deve essere emessa la fattura di vendita.
Ogni mese, possiamo quindi creare tutte le fatture e inviarle per e-mail a tutti i clienti con pochissimi click, invece di creare le fatture una per una per ogni singolo cliente.
Cliccando sul bottone Nuova ricorrenza
si apre una finestra dove è possibile inserire:
Il numero della ricorrenza;
Il nome;
La relativa descrizione;
L’intervallo di tempo di fatturazione (settimanale, mensile, trimestrale ecc.);
La collezione che può essere “Completa” o “Proporzionale”. Questa opzione si riferisce alla fatturazione dei periodi a cavallo di due mesi. Selezionando “Completo” si fatturerà l’intera settimana, con la selezione “Proporzionale” la settimana verrà proporzionata;
Includi nome e periodo nella prima riga;
Consenti più clienti e Accumula.
Dopo aver creato la ricorrenza, i due pulsanti a destra della riga “Collega prodotti e servizi” e “Mostra sottoscrittori” permetteranno di collegare i relativi prodotti e clienti.
Nello specifico:
Collega prodotti e servizi aprirà una finestra dove è possibile collegare uno o più prodotti alla ricorrenza di appartenenza:
Mostra sottoscrittori, permetterà invece di collegare i sottoscrittori e/o clienti:
I campi principali da indicare sono:
il Cliente;
la data iniziale, cioè la data inizio fatturazione;
la Data finale, che viene proposta automaticamente dal sistema ed è la data del periodo da fatturare in base all’Intervallo che si è scelto quando si è creata la Ricorrenza;
la Scadenza è la data ultima della ricorrenza, cioè fino a quando si ripeteranno le fatture.
Nota bene: quando viene lanciata la funzione “Esegui ricorrenze” il programma, oltre ad emettere la fattura in bozza, aggiorna il progressivo per la futura fatturazione “Data iniziale” e “Data finale”, mentre la “Scadenza data” come fine fatturazione ricorrente rimane immutata.
Cliccando infine su “Esegui ricorrenza” si aprirà un ulteriore finestra, dove è possibile:
decidere se creare un ordine o una fattura, decidere la serie numerica da adottare per le fatture ricorrenti, l’intestazione e i testi da inserire nella fattura e il raggruppamento per cliente.
Cliccando su OK le fatture verranno create in modalità bozza su –> Vendite — Fatture.
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