Gli stati della fattura elettronica

Stato della fattura elettronica

Una volta inviate elettronicamente, le fatture assumono uno stato. Si tenga presente che il processo di invio coinvolge diversi sistemi che si “parlano” tra loro per stabilire cosa fare. I sistemi coinvolti porteranno a termine i processi di sincronizzazione e per conoscere l’esito bisogna fare riferimento allo stato di avanzamento. Ci sono stati iniziali, intermedi e finali.

Stato della fattura

NUOVO: stato iniziale, il documento è emesso e se selezionato sarà preso in considerazione per la trasmissione nella prossima richiesta di invio.

IN ELABORAZIONE: è uno stato transitorio, il sistema estrapola le informazioni dal documento, crea il formato XML e analizza che tipo di attività intraprendere.

Attenzione: per questo stato, il pulsante "Aggiorna" (sulla riga della fattura) NON sarà visualizzato perché ancora non è presente nessuna informazione proveniente da TS Digital.

CARICATO: è uno stato transitorio, il file XML (con eventuale annesso pdf) è stato ricevuto fisicamente da TS Digital.

Attenzione: il pulsante "Aggiorna stato" è presente sulla riga della fattura e potrà essere cliccato per avere degli aggiornamenti sul relativo stato. Dopo un primo click sarà disabilitato per un paio di minuti in maniera tale da ottenere gli aggiornamenti da TS Digital.

IN_GESTIONE: stato persistente, il file XML è stato inviato al sistema di Interscambio (SdI).

CONSEGNATO: lo SdI ha emesso una notifica RC (Ricevuta di Consegna) con cui si certifica che il file xml è stato recapitato al destinatario finale. Questo è uno stato finale nel caso di fatture tra privati (B2B) e/o verso consumatori (B2C).

NON_CONSEGNATO: lo SdI ha emesso una notifica MC (Mancata Consegna) con cui si segnala l’attuale impossibilità a recapitare la fattura al destinatario (lo SdI continuerà comunque a provare la consegna al destinatario, e in tal caso lo stato potrà poi diventare “Consegnato”). Questo è uno stato finale nel caso di fatture tra privati (B2B) e/o verso consumatori (B2C).

SCARTATO: stato persistente, si può raggiungere in due modi:

la fattura non ha superato i controlli e quindi non viene inviata allo SdI;
la fattura viene inviata allo SdI ma ha errori formali o sostanziali per cui lo SdI invia una Notifica di Scarto (NS); in entrambi i casi la fattura non va in conservazione, anche se il servizio è stato richiesto, ed è possibile re-inviare la fattura dopo opportune modifiche.

INVIO NON VALIDO: prima di eseguire l’effettivo invio viene eseguita una pre-verifica della fattura. Se l’esito della verifica non è positivo, nella colonna di stato viene riportata la dicitura “INVIO NON VALIDO”, premendo sul tasto “messaggi” è disponibile la motivazione del mancato superamento della verifica (utile alla correzione dell’errore). Se invece, l’esito della verifica è positivo inizia l’effettivo processo di invio.

INVIATO: stato definitivo, la fattura ha superato i controlli di verifica ed è stata inviata al cliente tramite lo SDI.

NOTA BENE: Per le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione (PA), gli stati della fattura sono differenti rispetto a quelli delle fatture emesse verso privati o altre aziende. Dopo la ricezione della fattura, la PA ha 15 giorni di tempo per accettarla o rifiutarla. Durante questo periodo, la fattura rimane nello stato In gestione con la dicitura “Ricevuta dal destinatario”, visibile cliccando sul pulsante “i” nelle informazioni della fattura. Gli stati previsti sono:

ACCETTATO: Stato persistente: la fattura è stata formalmente accettata dal destinatario finale e lo SdI invia una Notifica di Esito Committente con la specifica “Accettazione”. Si tratta di uno stato finale per le fatture emesse verso la PA. Se la PA non comunica alcun esito entro i 15 giorni previsti, la fattura passa automaticamente allo stato Accettato.

RIFIUTATO: Stato persistente: la fattura è stata formalmente rifiutata dal destinatario finale e lo SdI invia una Notifica di Esito Committente con la specifica “Rifiuto”. Anche questo rappresenta uno stato finale per le fatture emesse verso la PA.

ERRORE INASPETTATO: nel caso venga visualizzato questo stato è necessario contattare il servizio di assistenza di Contabilità in cloud.

REGISTRATO: è uno stato transitorio, il file XML è stato ricevuto ed è stata prodotta una stringa binaria di dimensione fissa chiamata “valore di hash”. Questo identifica in maniera univoca il documento.

CONTROLLATO: è uno stato transitorio, i dati della fattura sono stati controllati (attraverso l’utilizzo di un file xsd) e i controlli sono stati superati.

NESSUNA_RISPOSTA: stato persistente, si ha quando lo SdI invia una Notifica di Decorrenza Termini, dato che la fattura è stata effettivamente consegnata, ma il destinatario non ha dato alcuna risposta entro i termini previsti (max 15 gg). Questo è uno stato finale nel caso di fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA).

NON_RECAPITATO: stato persistente, si ha quando lo SdI invia una “Notifica di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito” in quanto la fattura non è stata di fatto consegnata al destinatario finale e sono trascorsi inutilmente 10 giorni in cui lo SdI ha continuamente e inutilmente provato a recapitare la fattura.

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