La rilevazione contabile degli incassi e dei pagamenti in valuta estera deve essere effettuata dalla sezione Pagamenti, utilizzando rispettivamente la serie numerica “PC – Pagamento clienti” per gli incassi e “PF – Pagamento fornitore” per i pagamenti.
È importante considerare che, per poter associare la fattura al relativo incasso o pagamento, la fattura deve essere stata emessa o registrata nella stessa valuta. In caso contrario, la fattura non sarà disponibile per la selezione durante la registrazione dell’incasso o del pagamento.
Pertanto, è necessario indicare la valuta di riferimento anche nella registrazione dell’incasso o del pagamento. Se la valuta non viene specificata, la relativa fattura non verrà visualizzata tra quelle associabili per la chiusura della partita.
Lo stesso principio si applica anche nel caso in cui la fattura non venga associata contestualmente alla registrazione dell’incasso o del pagamento. In questo caso, sarà comunque possibile effettuare la chiusura della relativa scadenza in un momento successivo, direttamente dallo Scadenzario.
Nella presente guida viene illustrata la gestione completa di una fattura di acquisto in valuta estera, dalla registrazione del documento con l’indicazione del tasso di cambio fino alla successiva rilevazione del pagamento.
Esempio
Registrata una fattura di acquisto in valuta USD in data 02/02/2026 con un tasso di cambio pari a € 84,407149. .
Registro il pagamento fornitore in data 26/03/2026 con tasso di cambio € 86,491932 In questo caso verrà aggiunta, automaticamente, una nuova riga per la rilevazione di “Perdite su cambi”.
Per rilevare il pagamento, i passaggi da eseguire sono i seguenti:
Cliccare su Pagamenti\Nuovo pagamento;
Selezionare la Serie numerica specifica in base all’operazione da eseguire (nel nostro esempio PF in quanto si tratta di un pagamento a fornitore);
Selezionare il “Conto finanziario” se diverso da quello proposto;
è importante Selezionare la “Valuta” con cui effettuare la registrazione. Alla selezione della valuta estera viene proposto il tasso di cambio alla data di registrazione. I tassi di cambio sono espressi per 100 unità di valuta estera.
N.B. La selezione della Valuta è necessaria per poter ricercare le fatture da pagare;
Modificare, se necessario, la “Data” di registrazione. In questo caso verrà proposto un nuovo tasso alla data indicata;
Indicare il codice o il nome fornitore sul campo corrispondente o avviare la relativa ricerca cliccando su “Cerca da elenco”, e selezionare il fornitore di riferimento;
Cliccare sul campo “Fattura” o sul pulsante “Associa fattura……” per avviare la ricerca della fattura da pagare;
Individuare la fattura e indicare l’importo da pagare nel campo “Importo da associare”, oppure cliccare sul corrispondente pulsante per associare l’intero importo.
Cliccare sul pulsante “Associa”.
A questo punto l’importo da pagare viene riportato sia sulla riga del Conto finanziario in Avere e sulla riga del Fornitore in Dare.
Inoltre, in corrispondenza della riga del conto finanziario viene riportato il controvalore in Euro calcolato in base al tasso di cambio valido alla data indicata nel campo “Data”, mentre sulla riga del fornitore viene riportato il controvalore in Euro calcolato in base al tasso di cambio valido alla data di emissione della fattura.
Modificando la “Data” di registrazione, se si clicca sul pulsante “Applica tasso di cambio“, viene proposto il tasso di cambio della valuta estera specificata alla nuova data indicata, e viene ricalcolato, automaticamente, il nuovo controvalore in Euro. Lo stesso risultato si ottiene se si modifica la Data e ci si sposta su un altro campo.
Modificando il controvalore in Euro è possibile ricalcolare quello originario cliccando sul pulsante “Applica tasso di cambio“;
Se la data di registrazione del pagamento è diversa dalla Data della fattura, il tasso di cambio sarà diverso e questo comporta il calcolo automatico di una “Differenza da tasso di cambio“, positiva o negativa a seconda dei casi.
Modificando il Tasso di cambio manualmente viene calcolata una “Differenza da tasso di cambio“, positiva o negativa a seconda dei casi
(Lo stesso procedimento si applica anche agli incassi da clienti, utilizzando la serie numerica “PC – Pagamento clienti).
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Esempi di registrazioni contabili
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