Su Contabilità in Cloud è disponibile la funzione “Importa da fatture elettroniche”, che consente di importare la rilevazione contabile dei file XML delle fatture di vendita e acquisto, emesse o ricevute da altri gestionali. Il sistema accetta esclusivamente il formato XML e non i file firmati elettronicamente con estensione .p7m
L’app può essere attivata dalla sezione Tutte le impostazioni/ Altro/ Apps cliccando sul pulsante “+”.
Una volta attivata, l’app sarà visibile nella sezione “Tutte le impostazioni/Azienda"
Tale funzione consente di importare:
le anagrafiche di clienti e fornitori:
le anagrafiche dei prodotti contenuti nelle fatture;
le fatture di vendita e di acquisto;
le scadenze;
i pagamenti delle rate scadute rispetto alla data di importazione.
Le fatture importate generano una scrittura contabile e, in quanto tali, non possono essere inviate elettronicamente allo SDI.
NB: Attualmente l’edizione 2021.2 consente l’importazione delle sole fatture con tipo documento TD01/TD02/TD04/TD24/TD25/TD26. Le altre tipologie di documento devono essere registrate manualmente.
La configurazione dell’importazione si struttura in due parti:
Nella prima parte, relativa alla configurazione, è necessario impostare le informazioni utili per l’importazione dei file XML e per la corretta rilevazione contabile. Facendo clic su Modifica è possibile indicare:
il gruppo clienti e il gruppo fornitori;
le serie numeriche per gli acquisti e per le vendite
(per le vendite è NECESSARIO indicare una serie numerica di tipo "fattura di vendita manuale");il conto di ricavo per le vendite;
i conti di costo per gli acquisti;
il conto finanziario per il pagamento;
il conto Immobilizzazioni per le vendite e gli acquisti di immobilizzazioni (TD26).
Quando si importa un file XML contenente rate di pagamento già scadute alla data di importazione, il gestionale rileva automaticamente il pagamento e lo registra sul conto finanziario indicato nelle configurazioni.
Per verificare la rilevazione, accedere alla sezione Pagamenti, dove il movimento viene mostrato come non contabilizzato. Se il pagamento rilevato non è corretto o non deve essere registrato, è possibile eliminarlo tramite l'icona del cestino.
La rilevazione automatica non è definitiva e può essere modificata o rimossa prima della contabilizzazione.
Durante l'importazione è possibile creare automaticamente anche le anagrafiche dei prodotti, incluse quelle prive di codice, selezionando gli appositi flag.
Poiché in Contabilità in Cloud il codice prodotto è un campo obbligatorio, per i prodotti che ne sono sprovvisti il gestionale genera automaticamente un codice casuale, consentendone comunque l'importazione e la creazione dell'anagrafica.
Nella seconda parte della sezione è possibile caricare:
un singolo file XML;
un file ZIP contenente più fatture (dimensione massima 100 MB)
Se l’import supera la prima fase di validazione, apparirà un messaggio in verde e sarà possibile fare clic sul link per selezionare le fatture e importarle.
Al termine dell’importazione, è consigliabile verificare i dati nelle relative sezioni: le fatture di vendita sono disponibili in Vendite → Registrazione fatture manuali, mentre le fatture di acquisto sono consultabili in Acquisti → Fatture di acquisto.
Le registrazioni importate non vengono contabilizzate automaticamente, ma vengono solamente acquisite dal gestionale. Fino alla contabilizzazione è quindi possibile modificarle o eliminarle.
In presenza di un messaggio di errore in rosso, il sistema indica il motivo per cui l’importazione non è andata a buon fine, consentendo di correggere l’anomalia segnalata.
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