La funzione di Riconciliazione bancaria, disponibile nel menu Pagamenti, consente di confrontare i movimenti registrati in Contabilità in Cloud con quelli presenti nell’estratto conto bancario.
In questo modo è possibile verificare che tutte le operazioni bancarie siano state correttamente registrate in contabilità e individuare eventuali differenze, come i movimenti presenti nell’estratto conto ma non registrati nel gestionale, oppure i movimenti registrati in contabilità ma non presenti nell’estratto conto.
Come utilizzare la Riconciliazione bancaria
Prima di procedere con la Riconciliazione bancaria, è necessario aver creato almeno un conto finanziario.
Dalla sezione Pagamenti, selezionare la funzione Riconciliazione bancaria. Nella parte in alto a destra dello schermo scegliere l’anno e il periodo da riconciliare, quindi selezionare il conto finanziario su cui effettuare la riconciliazione, soprattutto se sono presenti più conti finanziari. Fare clic sul pulsante Importa CSV file, selezionare il file da importare tramite Scegli file e fare clic su Carica.
Verrà visualizzata una pagina in cui è necessario mappare le colonne del file di origine con i campi presenti in Contabilità in Cloud.
Durante la mappatura bisogna tener conto:
- delle righe di intestazione, indicando quante righe escludere dall’importazione (punto 1)
- delle colonne che devono essere compilate obbligatoriamente, cioè quelle che hanno l'intestazione in grassetto (punto 2). La colonna Testo è facoltativa, ma si consiglia di mapparla per riportare correttamente la descrizione dei movimenti dell’estratto conto.
Al termine della mappatura dei campi, fare clic su Importa dati.
Una volta caricato il file, verranno visualizzati sulla destra i dati dell’estratto conto e sulla sinistra i dati registrati in Contabilità in Cloud.
A questo punto è possibile procedere con la riconciliazione delle registrazioni, ovvero collegare i movimenti presenti in contabilità con quelli dell’estratto conto bancario.
La riconciliazione può essere effettuata in due modalità:
Manualmente, selezionando un movimento nella colonna di sinistra e il corrispondente movimento dell’estratto conto nella colonna di destra, quindi fare clic su Approva.
selezionando Riconciliazione automatica. Questa funzione collega automaticamente i movimenti in base alla data e agli importi.
Le registrazioni riconciliate vengono contrassegnate con una spunta verde, che indica che i movimenti dell’estratto conto sono stati correttamente registrati in Contabilità in Cloud.
Selezionando una registrazione riconciliata, il movimento collegato verrà evidenziato in arancione.
Per registrare i movimenti dell’estratto conto non riconciliati e non ancora presenti in Contabilità in Cloud, selezionare il movimento e fare clic sul pulsante Trasferisci.
Si aprirà una schermata nella quale sarà possibile:
scegliere la tipologia di registrazione, in base alla serie numerica associata (movimenti di pagamento PC/PF oppure prima nota PNC);
indicare la contropartita per le registrazioni di prima nota;
selezionare cliente/fornitore e la relativa fattura nel caso di incassi e pagamenti.
Nota: si consiglia di cliccare su “Salva” anziché su “Contabilizza”, così da non rendere immediatamente definitiva la registrazione.
Quando si effettua la riconciliazione bancaria, può capitare che alcuni importi registrati in contabilità abbiano una data riferita a un mese diverso rispetto a quella presente nel file CSV della banca.
Ad esempio:
un incasso può essere registrato contabilmente in data 31/05;
mentre l’accredito bancario può risultare sull’estratto conto con valuta 01/06.
In questi casi è possibile utilizzare la funzione “Riporta a nuovo nel periodo successivo”, utile per spostare il movimento nel mese successivo ai soli fini della riconciliazione bancaria, senza modificare la data della registrazione contabile.
È sufficiente cliccare sulla freccia presente accanto all’importo. La freccia diventerà verde e, passando il mouse sopra, verrà visualizzato il messaggio:
“Riportato a nuovo al periodo successivo”.
Spostandosi poi sul mese successivo, la registrazione sarà visibile con una freccia gialla e il messaggio:
“Riportato a nuovo dal periodo precedente”.
In questo modo sarà possibile riconciliare correttamente la scrittura con il file CSV del mese successivo.
Riconciliazione bancaria in valuta
Per registrare i movimenti dell’estratto conto, espressi in Euro, in valuta estera occorre selezionare il movimento e fare clic sul pulsante Trasferisci.
All’apertura della finestra dei Pagamenti, selezionare la Serie numerica, il Conto finanziario e la Valuta. Verrà visualizzato un messaggio che consente di convertire l’importo nella valuta selezionata.
Indicare le contropartite e fare clic su Salva. Se si modifica il tasso di cambio, il sistema aggiungerà automaticamente una riga per rilevare la differenza dovuta al cambio, che potrà rappresentare un utile o una perdita su cambi.
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