1. Allgemeine Beschreibung des Systems
Für die Finanzbuchhaltung wird die cloudbasierte Buchhaltungssoftware Reviso eingesetzt.
Reviso ermöglicht die digitale Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Buchhaltungsbelegen sowie die Erstellung von Buchungen, Berichten und Auswertungen. Alle relevanten Buchhaltungsprozesse werden im System dokumentiert und verarbeitet. (help.reviso.com)
Die Anwendung ist webbasiert und kann über einen Internetbrowser aufgerufen werden. Dokumente können direkt im System gespeichert und den entsprechenden Buchungen zugeordnet werden. (help.reviso.com)
2. Organisation des Belegwesens
2.1 Grundsätze
Alle Geschäftsvorfälle werden durch Belege nachgewiesen.
Belege werden vollständig, zeitnah und nachvollziehbar im System erfasst und archiviert.
Folgende Grundsätze gelten:
Vollständigkeit aller Belege
Zeitnahe Erfassung
Nachvollziehbarkeit der Buchungen
Unveränderbarkeit nach Buchung
Elektronische Archivierung im System
3. Eingang und Empfang von Belegen
3.1 Belegarten
Folgende Belegarten werden verarbeitet:
Eingangsrechnungen von Lieferanten
Ausgangsrechnungen an Kunden
Kassenbelege
Bankbelege
Sonstige Geschäftsdokumente
3.2 Eingangskanäle
Belege können über mehrere Wege eingehen:
Digitale Belege
per E-Mail (PDF-Rechnungen)
Download aus Onlineportalen
digitale Rechnungsübermittlung
Papierbelege
postalisch eingehende Rechnungen
Kassenbelege
Papierbelege werden digitalisiert (z. B. Scan oder Foto).
3.3 Upload in Reviso
Belege werden anschließend in das Dokumentenmodul von Reviso hochgeladen.
Dies erfolgt über:
manuellen Upload im Bereich „Dokumente“
Hochladen von Dateien direkt bei der Buchung
Fotoaufnahme über die mobile App (z. B. für Papierbelege)
Dokumente können im System unbegrenzt gespeichert und direkt mit Buchungen verknüpft werden. (help.reviso.com)
4. Erfassung der Belege
4.1 Anlage eines Belegs
Nach dem Upload wird der Beleg im System erfasst.
Dabei werden folgende Informationen hinterlegt:
Belegdatum
Belegnummer
Lieferant bzw. Kunde
Rechnungsbetrag
Umsatzsteuerkennzeichen
Buchungskonto
ggf. Kostenstelle
4.2 Zuordnung
Der digitale Beleg wird der entsprechenden Buchung oder Rechnung zugeordnet.
Mögliche Zuordnungen:
Lieferantenrechnung
Kundenrechnung
Bankbuchung
manuelle Buchung
5. Verarbeitung der Belege
5.1 Buchung
Die erfassten Belege werden zunächst in einer Buchungsmaske gespeichert.
In diesem Zustand können sie:
bearbeitet
ergänzt
korrigiert
werden.
Erst durch die endgültige Buchung werden sie in die Buchhaltung übernommen. (help.reviso.com)
5.2 Änderung oder Stornierung
Solange ein Beleg nur gespeichert ist, kann er geändert oder gelöscht werden.
Nach der endgültigen Buchung ist eine direkte Änderung nicht mehr möglich.
Fehlerhafte Buchungen werden durch eine Stornobuchung korrigiert. (help.reviso.com)
6. Archivierung
Alle Belege werden digital im System gespeichert.
Die Archivierung erfolgt:
im Dokumentenbereich von Reviso
in Verbindung mit der jeweiligen Buchung
revisionssicher und nachvollziehbar
Das System speichert außerdem Aktivitäten wie Änderungen oder Löschungen in einem Protokoll. (help.reviso.com)
7. Auswertung und Berichte
Die gespeicherten Daten werden automatisch in Berichten verarbeitet.
Folgende Auswertungen können erstellt werden:
Bilanz
Gewinn- und Verlustrechnung
Summen- und Saldenliste
Kontenblätter
Umsatzsteuerberichte
Diese Berichte basieren auf den im System erfassten Buchungen. (help.reviso.com)
8. Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten
Der Zugriff auf das System erfolgt über persönliche Benutzerkonten.
Typische Rollen:
Administrator
Buchhalter / Steuerberater
Mitarbeiter
Die Rechte können individuell vergeben werden.
9. Datensicherung
Die Daten werden in der Cloud des Systems gespeichert.
Die Sicherung der Daten erfolgt automatisiert durch den Systemanbieter.