Per gestire l’acconto nelle fatture di vendita sono disponibili due modalità:
automatica, partendo dall’ordine di vendita;
manuale, creando separatamente la fattura di acconto e la fattura a saldo.
1-Gestione automatica dell’acconto partendo dall’ordine di vendita
Per utilizzare questa modalità, è necessario configurare un gruppo prodotti dedicato all’acconto e creare un prodotto specifico per l’acconto.
Creare il gruppo prodotti
Accedere a Vendite > Prodotti > Gruppi prodotti > Nuovo gruppo prodotti.
Creare un nuovo gruppo prodotti dedicato agli acconti e collegarlo al conto patrimoniale che si desidera movimentare, ad esempio Clienti c/anticipi - 4305005 (presente di default) o altro conto.
Creare il prodotto Acconto
Successivamente, accedere a Vendite > Prodotti > Nuovo prodotto.
Creare un nuovo prodotto, ad esempio Acconto, e associarlo al gruppo prodotti appena creato
Creare la fattura di acconto
Creare la fattura di acconto direttamente dall'ordine di vendita cliccando sul pulsante “Crea fattura d'acconto” presente all'interno dell'ordine
Si aprirà una schermata nella quale sarà possibile inserire il prodotto “Acconto” precedentemente creato e scegliere la modalità di calcolo dell'acconto:
in misura fissa;
in percentuale sul totale dell'ordine.
Nell’esempio è stato inserito un importo fisso di € 200.
Dopo aver inserito l’importo, salvare la fattura di acconto e successivamente salvare anche l’ordine.
Verrà creata automaticamente la fattura di acconto in stato “Bozza”, che potrà essere verificata, emessa e successivamente inviata allo sdi.
Prima di emettere la fattura di acconto, verificare i dati riportati nel documento e la presenza del codice IVA.
Di seguito viene riportato un esempio di fattura di acconto in stato “Bozza”.
il relativo importo verrà rilevato nel conto patrimoniale associato al gruppo prodotti dell'acconto, ad esempio Clienti c/anticipi o altro conto dedicato. Ad esempio, per un acconto di € 200, visualizzando il mastrino del conto Clienti c/anticipi, sarà possibile verificare la registrazione dell'importo di € 200 in Avere
Creare la fattura a saldo
Dopo la contabilizzazione della fattura di acconto, è possibile procedere con la creazione della fattura a saldo.
Accedere alla sezione Vendite > Ordini di vendita, individuare l'ordine interessato e cliccare sull'icona matita per accedere al dettaglio dell'ordine. Successivamente, cliccare su Converti in fattura.
La fattura a saldo che si genererà sarà in stato Bozza e riporterà:
i prodotti/servizi dell'ordine per l'importo complessivo;
il rigo relativo all'acconto già fatturato, riportato con segno negativo
Prima di emettere la fattura di saldo, verificare dati, importi e codice IVA. L’acconto verrà automaticamente detratto dal totale da fatturare.
Dopo la verifica, cliccare su Emetti fattura.
Nella fattura a saldo, l'acconto viene riportato con segno negativo e movimenta il conto Clienti c/anticipi in Dare, chiudendo così il conto precedentemente movimentato con la fattura di acconto.
Contabilizzazione della fattura a saldo
Una volta emessa e contabilizzata la fattura di saldo, l'ordine risulterà completamente evaso e non sarà più presente nella lista degli ordini di vendita.
2-Gestione manuale dell’acconto nelle fatture di vendita
Se l'acconto viene gestito manualmente, senza partire dall'ordine di vendita è necessario creare separatamente i due documenti:
Fattura di acconto: creare una prima fattura inserendo il prodotto Acconto e il relativo importo.
Fattura a saldo: creare una nuova fattura indicando:
il prodotto/servizio ceduto con l'importo complessivo;
l'acconto già fatturato, inserito con quantità negativa;
eventualmente, una nota descrittiva con i riferimenti della fattura di acconto.
In questo modo, l'importo dell'acconto viene detratto dal totale della fattura a saldo.