Un nuovo fornitore può essere creato in due modalità:
dalla sezione Acquisti/Fornitori/Nuovo fornitore da cui è possibile visualizzare e gestire tutte le anagrafiche dei fornitori;
da Tutte le impostazioni/Azienda/Importa dati fornitori che consente di caricare le anagrafiche tramite un file in formato .csv
quando si registra manualmente una fattura, se si avvia la ricerca del fornitore è possibile creare anche un nuovo fornitore oltre a poterne selezionare uno di quelli già esistenti;
Dall’icona Mostra opzioni di importazione presente nel Acquisti –> Fornitori. Anche questa funzionalità consente di importare da un file di tipo testo (.csv) le anagrafiche fornitori.
Tra tutte le informazioni presenti nell’anagrafica del fornitore, le più rilevanti sono le seguenti:
Gruppo fornitore, è un dato obbligatorio ed è fondamentale per classificare i fornitori e per associare ciascun fornitore al conto del piano dei conti indicato nel gruppo
Nome, è un’informazione obbligatoria, qui va indicata la denominazione del fornitore (ragione sociale o cognome + nome)
Partita IVA e Codice Fiscale, è possibile inserire gli stessi dati su più anagrafiche; in questo caso il sistema mostrerà un messaggio di avvertimento non bloccante.
Contropartita, si tratta del conto di costo; se specificato verrà proposto al momento della registrazione di una nuova fattura di acquisto.
Zona IVA, è un’informazione obbligatoria, si può scegliere tra Nazionale, UE, Estero
Indirizzo, Codice postale, Città, Provincia e Paese e tutti gli altri dati da compilare
Termini di pagamento;
Modalità di pagamento: ad esempio, Bonifico a fornitore (IBAN)
Una volta aperta la lista dei fornitori, sulla destra di ciascuna riga sono presenti alcune icone che consentono di accedere rapidamente alle funzionalità collegate al fornitore selezionato.
Modifica (icona matita): permette di accedere all’anagrafica del fornitore per aggiornare o modificare dei dati.
Nuovo acquisto: consente di registrare una nuova fattura di acquisto.
Partitario fornitore: mostra l’elenco dei movimenti relativi al fornitore specifico. Per ogni movimento è possibile visualizzare il dettaglio della transazione tramite il pulsante Mostra transazioni. Il report mostra esclusivamente i dati relativi alle registrazioni contabilizzate e si basa unicamente su queste registrazioni. Per visualizzare i movimenti del partitario fornitori, accedere a Report → Fornitori → Partitario fornitori. È possibile includere anche le registrazioni non contabilizzate e applicare gli altri filtri disponibili.
Contatti: permette di creare una lista di contatti richiamabili anche dall’anagrafica del fornitore sulla scheda Riferimenti campo, All’attenzione di……
Accedendo al campo "Altro" è possibile cliccare su:
Note: permette di inserire un promemoria relativo al fornitore, ad esempio note su accordi o riunioni.
Copia: consente di copiare i dati di un fornitore per crearne uno nuovo a cui cambiare nome e indirizzo.
Elimina: permette di eliminare l’anagrafica di un fornitore se non è stato ancora movimentato. In caso contrario l’unica opzione utilizzabile è "Bloccato" presente nell’anagrafica del fornitore sulla scheda Aggiuntivo campo Stato.
ATTENZIONE: MODIFICA IBAN
Prima di confermare qualsiasi modifica delle coordinate bancarie, l’operatore deve verificare attentamente la provenienza della richiesta e accertarne l’autenticità attraverso i canali aziendali ufficiali. Particolare attenzione deve essere prestata alle richieste ricevute tramite messaggi, WhatsApp o email sospette, soprattutto quando contengono indicazioni urgenti per la modifica dell’IBAN. Tali comunicazioni potrebbero infatti essere riconducibili a tentativi di phishing, frode informatica o sostituzione fraudolenta delle coordinate bancarie. È quindi fondamentale effettuare sempre una verifica preventiva prima di procedere alla modifica, così da evitare l’esecuzione di pagamenti verso coordinate non autorizzate e ridurre il rischio di perdite economiche per l’azienda.
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