La registrazione contabile di una ricevuta può essere effettuata in due modalità:
Contabilità → Prima nota
Acquisti → Fatture di acquisto → Nuova registrazione
1. Registrazione da Contabilit/Prima nota
Questa modalità consente di rilevare direttamente il costo a conto economico, la ritenuta d’acconto e l’uscita di denaro, movimentando il conto di disponibilità liquida utilizzato per il pagamento del collaboratore.
2. Registrazione da Fatture di acquisto
Questa modalità consente di rilevare il costo a conto economico e la ritenuta d’acconto, registrando anche il debito verso il collaboratore, analogamente a quanto avviene per una normale fattura di acquisto. Il pagamento potrà essere registrato successivamente.
Per utilizzare questa seconda modalità è necessario effettuare alcune operazioni preliminari, in modo da evitare di utilizzare la stessa serie numerica delle fatture di acquisto e mantenere separato il debito verso i collaboratori da quello verso i fornitori.
Passo 1 – Creazione di una serie numerica dedicata
Per evitare disallineamenti nella numerazione del Registro IVA acquisti e mantenere una numerazione separata per le ricevute, è possibile creare una serie numerica dedicata.
Accedere a Acquisti → Configurazioni → Serie numeriche e cliccare su Nuova serie numerica. Compilare quindi i campi richiesti, come indicato di seguito.
il Prefisso ad esempio "COLL"
il Nome ad esempio "Collaboratori"
nel campo Tipo selezionare "Fattura di acquisto"
selezionare l'opzione "Senza vincoli"
Passo 2 – Creazione di un conto dedicato ai debiti verso Collaboratore
Per distinguere i debiti verso i collaboratori dagli altri debiti verso fornitori, è consigliabile creare un conto specifico nel piano dei conti.
Accedere a Tutte le impostazioni > Contabilità > Piano dei conti, selezionare il conto 4510 - Debiti v/fornitori e fare clic sul pulsante Copia.
Nella maschera successiva compilare i seguenti campi:
Tipo: selezionare Stato patrimoniale
N.: assegnare il primo numero libero (nell’esempio 4512)
Nome: inserire la descrizione del conto (nell’esempio Debiti v/Collaboratori)
Categoria analisi marginalità e valori chiave: selezionare, ad esempio, Altri debiti a breve termine (eventualmente verificare con il proprio commercialista)
Categoria conto: Altri debiti
Passo 3 – Creazione del gruppo fornitori
Per gestire separatamente gli assicuratori dagli altri fornitori, creare un gruppo fornitori dedicato.
Accedere a Acquisti > Fornitori > Gruppi fornitori, fare clic su Nuovo gruppo fornitori e compilare i campi richiesti come indicato di seguito.
assegnare un numero al gruppo che non sia già esistente
assegnare un nome al gruppo ad esempio "Collaboratori"
assegnare il conto contabile creato in precedenza "4512 - Debiti v/collaboratori"
apporre il flag "Applica ritenuta"
nel campo Serie numerica per fatture di acquisto, associare la serie numerica precedentemente creata "COLL"
nel campo Ritenuta % indicare la percentuale
nel campo Conto per la ritenuta assegnare il conto contabile in cui far confluire la ritenuta
nel campo Testo per la registrazione contabile indicare l'eventuale testo che si vuol preimpostare come annotazione nella registrazione
Passo 4 – Creazione del fornitore
Accedere a Acquisti > Fornitori e creare il nuovo fornitore. Nel campo Gruppo fornitori, selezionare il gruppo precedentemente creato per i collaboratori
Passo 5 – Registrazione della Ricevuta del Collaboratore
Registrare la ricevuta del collaboratore dalla sezione Acquisti > Fatture di acquisto > Nuova registrazione, senza indicare alcun codice IVA.
Passo 6 – Registrazione del pagamento del collaboratore
Al momento del pagamento del collaboratore, registrare l’operazione dalla sezione Pagamenti, utilizzando la serie numerica “PF - Pagamento Fornitore”.
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