La registrazione contabile di un canone di locazione può essere effettuata in due modalità:
Dalla sezione Contabilità > Prima nota.
Dalla sezione Acquisti > Fatture di acquisto > Nuova registrazione.
Nel primo caso, vengono rilevati direttamente il costo a conto economico e l'uscita di denaro, movimentando il conto di disponibilità liquida utilizzato per il pagamento del canone.
Nel secondo caso, viene rilevato il costo e registrato il debito verso il locatore, con una modalità analoga a quella prevista per la registrazione di una fattura di acquisto.
Per utilizzare questa seconda modalità, è necessario eseguire alcune configurazioni preliminari. Tali configurazioni consentono di evitare l'utilizzo della stessa serie numerica impiegata per le fatture di acquisto e di gestire separatamente il debito verso i locatori rispetto al debito verso i fornitori.
Passo 1 – Creazione di una serie numerica dedicata
Per evitare disallineamenti o interruzioni nella numerazione del registro IVA acquisti, è consigliabile creare una serie numerica specifica per la registrazione dei canoni di locazione.
Accedere al percorso Acquisti > Configurazioni > Serie numeriche e fare clic su "Nuova serie numerica".
Compilare quindi i campi richiesti con i valori desiderati.
il Prefisso ad esempio “CAN”
il Nome ad esempio “Canoni di locazione”
nel campo Tipo selezionare “Fattura di acquisto”
selezionare l’opzione “Senza vincoli”
Passo 2 – Creazione del conto, del gruppo fornitori e dell'anagrafica del locatore
Per gestire separatamente il debito verso i locatori rispetto agli altri debiti verso fornitori, è necessario creare un nuovo conto nel piano dei conti, un gruppo fornitori dedicato e la relativa anagrafica del locatore.
2.1 Creazione di un nuovo conto nel piano dei conti
Creare un nuovo conto patrimoniale che consenta di distinguere i debiti verso i locatori dagli altri debiti verso fornitori.
Accedere al percorso Tutte le impostazioni > Contabilità > Piano dei conti, individuare il conto 4510 - Debiti v/fornitori e fare clic sul pulsante "Copia" presente sulla relativa riga.
In questo modo verrà creato un nuovo conto partendo dalle caratteristiche del conto esistente, che potrà essere successivamente personalizzato e destinato alla gestione dei debiti verso locatori.
Nella maschera successiva compilare i campi:
Tipo, selezionare “Stato patrimoniale”
N°, assegnare il primo numero libero (nell’esempio 4513)
Nome, assegnare un nome al conto (nell’esempio Debiti v/locazioni)
Categoria analisi marginalità e valori chiave, selezionare ad esempio Altri debiti a breve termine (eventualmente chiedere conferma al proprio commercialista)
Categoria conto, Altri debiti
2.2 Creazione del gruppo fornitori
Accedere al percorso Acquisti > Fornitori > Gruppi fornitori e fare clic su "Nuovo gruppo fornitori".
Creare un gruppo fornitori dedicato ai locatori, configurandolo in modo che utilizzi il conto precedentemente creato per la gestione dei debiti verso locatori.
Una volta completata la configurazione dei campi richiesti, salvare il nuovo gruppo fornitori.
assegnare un numero al gruppo che non sia già esistente
assegnare un nome al gruppo ad esempio “Locazioni”
assegnare il conto contabile creato in precedenza
nel campo Serie numerica per fatture di acquisto, associare la serie numerica precedentemente creata “CAN” .
2.3 Creazione dell'anagrafica fornitore
Accedere al percorso Acquisti > Fornitori e creare una nuova anagrafica fornitore relativa al locatore.
Durante la compilazione dell'anagrafica, selezionare nel campo "Gruppo" il gruppo fornitori creato appositamente per le locazioni.
Passo 3 – Registrazione del canone di locazione
Procedere con la registrazione del canone di locazione utilizzando il fornitore precedentemente creato.
Durante la registrazione, è importante non indicare alcun codice IVA nelle righe del documento. In questo modo la registrazione non genererà movimentazioni nei registri IVA e non influirà sulla relativa numerazione.
Passo 4 – Registrazione del pagamento del canone
Al momento del pagamento del canone di locazione, occorre registrare l'operazione dalla sezione Pagamenti.
Durante la registrazione del pagamento, selezionare la serie numerica "PF – Pagamento Fornitore" per rilevare correttamente l'estinzione del debito verso il locatore.
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