Dentro de la pestaña de Compras > Proveedores encontraremos el listado de proveedores y acreedores que hemos dado de alta en Reviso. Entra aquí para ver como dar de alta proveedores.

En este artículo vamos a ver las distintas opciones que podemos gestionar desde esta pestaña de Proveedores.

Aquí, puedes ver un vídeo de ayuda de nuestro canal de YouTube.

Solo los campos con un asterisco en la ficha del proveedor son obligatorios pero, algunos de ellos, aun no siendo obligatorios, es importante que los conozcas.

Entra a editar tu proveedor y pon especial atención a los siguientes campos:

Acceso (dentro de pestaña Adicional)

Este campo define si queremos seguir utilizando el proveedor o no. Cuando ya hemos utilizado un proveedor, éste no puede eliminarse, pero sí puede excluirse de nuestro listado. Haciendo esto, Reviso no nos dejará utilizarlo en las facturas que registremos, evitando cometer errores.

Selecciona la opción de Abierto para poder utilizarlo. Cambia la opción a Excluido para bloquearlo y no volver a utilizarlo.

Cuenta de costes

Este campo nos facilitará mucho el trabajo del día a día, por lo que desde Reviso te recomendamos utilizarlo siempre que sea posible.

Define en este campo una cuenta contable para registrar el gasto de este proveedor. Por ejemplo, si sabemos que nuestro proveedor de luz siempre va a la cuenta contable (6280), selecciona esta cuenta en este campo.

De esta forma, siempre que hagas un asiento con este proveedor, automáticamente, la cuenta de gasto se rellenará y no tendrás que introducir ese dato en cada factura. Ahorra tiempo automatizando procesos.

Concepto automático

Al igual que con la cuenta de costes, el texto que pongas aquí aparecerá automáticamente en las facturas que registres de este proveedor. Ahorrando más tiempo en el registro de facturas recibidas.

Zona de IVA

La zona de IVA es importante para la generación de informes e impuestos. No olvides comprobar que tu proveedor o acreedor esté configurado en la zona de IVA correcta.

Condiciones de pago

En este desplegable podrás asignar la condición de pago acordada con tu proveedor. Esto te ayudará en la creación de facturas, donde la fecha de vencimiento se rellenará automáticamente con el día que corresponda.

También, en base a tus vencimientos, se generará el informe de vencimientos de facturas recibidas, por lo que será importante para el control de pagos.

Configuración de proveedor

Se abrirá una ventana en la cual puedes definir una configuración predeterminada. Es decir, cada vez que crees un proveedor, por defecto se aplicarán estas opciones.

Normalmente, la mayoría de nuestros proveedores suelen tener las mismas características así que esta opción nos simplificará el trabajo.

Cada uno de los proveedores que crees en tu lista irá enlazado a un grupo de proveedores y, la cuenta contable que tenga definida ese grupo de proveedores, será la cuenta contable en la que se registren los movimientos de tu proveedor en tu contabilidad.

Cuando das de alta un proveedor, el número que registras en su ficha no es una cuenta contable de tu cuadro de cuentas, es simplemente una numeración. Puedes utilizar la numeración que desees, ya sea 1, 2, 3…. o 1000, 1001, 1002… .

Por ejemplo, si tienes 5 proveedores nacionales, los 5 proveedores irán vinculados a tu grupo de Proveedores nacionales, el cual tiene definida la cuenta (4000). Siempre que registres una factura con cualquiera de esos 5 proveedores, se registrará todo en la cuenta (4000).

No debes preocuparte de que todos los movimientos estén juntos, Reviso analiza los datos, también, por listado de proveedores y podrás ver los datos individuales de cada proveedor a través de los mayores de proveedores.

Esta forma de trabajo simplifica mucho tu contabilidad, ya que no tendrás que crear cientos de cuentas contables para cada uno de tus proveedores, sino que con 4 o 5 cuentas contables tendrás recogidos todos tus proveedores.

A la derecha de cada proveedor encontrarás algunos iconos con información adicional.

Asientos en cuenta

Acceso a ver el mayor de tu proveedor, donde encontrarás todos los registros que se han realizado con cada uno de ellos, facturas y pagos.

Saldos abiertos

Esta opción te muestra aquellas facturas que están pendientes de pago. Normalmente verás aquellas facturas que aun no han sido pagadas, pero también podría ser que hayas registrado el pago pero no lo hayas enlazado a la factura.

En el último caso, desde aquí mismo podrás enlazar la factura y el pago, ya que ambos aparecerán como asientos abiertos.

Contactos

En este icono podrás dar de alta las personas de contacto en la empresa proveedor o acreedor. Así tendrás toda la información centralizada y accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Notas

En esta opción podrás dejar notas en relación al proveedor. Por ejemplo, podrías registrar notas sobre acuerdos o reuniones mantenidas.

También, puedes dejar notas para que el resto de usuarios de tu empresa puedan disponer de toda la información sobre el proveedor. Puedes marcar fechas de seguimiento e incluso categorizarlas para un mejor control.

Copiar

Permite copiar un proveedor. Útil para proveedores similares en los que cambiar, simplemente, su nombre y dirección.

Eliminar

Si has creado un proveedor por error, lo podrás eliminar en esta opción siempre y cuando no hayas registrado ningún dato con él. Si ya has registrado algo, la opción que tendrás que utilizar será la de Excluir, explicada más arriba.

En la parte superior de tu listado de proveedores encontrarás una opción llamada Coincidencia automática.

A veces, al registrar pagos en nuestra contabilidad, no los enlazamos a la factura del proveedor en ese momento. Esto puede ser porque introducimos los pagos mediante importación o simplemente se nos olvida.

Cuando son muchos los pagos y facturas que no están enlazados, está función de Coincidencia automática se hace esencial.

Haz una búsqueda por proveedores, o déjalo en blanco para buscar en todo tu listado, y verás todos aquellos registros que están pendientes de coincidir en cada uno de tus proveedor.

Selecciona todos los registros, o aquellos que quieras enlazar, y haz clic en Hacer coincidir la selección. Así ya no verás que hay facturas pendientes cuando en realidad ya fueron pagadas.

No dudes en contactarnos para cualquier consulta.