Unser System enthält eine generische Vorlage mit standardmäßigen Layouts für Verkaufsrechnungen, Verkaufsaufträge, Kontoauszüge usw. Diese Vorlagen basieren auf dem Prinzip eines Briefkopfs, der Ihren Firmennamen und Ihr Logo enthält, normalerweise oben auf der Rechnung, sowie Ihre Firmenadresse, Firmenregistrierung, Steuernummer (falls zutreffend), E-Mail-Adresse, Kontaktdaten, Bankdaten usw. am Fuß des Briefkopfs. Diese Details werden durch die Informationen gesteuert, die Sie in den Firmendaten unter "Alle Einstellungen" eingeben.
Sobald der Briefkopf erstellt wurde, können Verkaufsrechnungen, Verkaufsaufträge, Kontoauszüge usw. darauf angewendet werden, um eine vollständige Vorlage zu erstellen, die mit Kunden verknüpft werden kann. Dies ist sehr nützlich, wenn Ihr Unternehmen zwei Geschäftsbereiche hat, die unterschiedliche Rechnungen erfordern, wie z.B. eine Dienstleistungsrechnung und eine Produktrechnung.
Während die Mehrheit unserer Kunden mit dem Layout dieser Dokumente zufrieden ist, können einige Änderungen vorgenommen und an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
Briefköpfe
Die Option "Briefköpfe" befindet sich unter "Design & Layout".
Sobald Sie auf Briefköpfe geklickt haben, werden Sie eine Übersicht sehen. Ganz rechts sehen Sie dann die verschiedenen Symbole. Klicken Sie auf Layout und der folgende Bildschirm wird erscheinen:
Bezieht sich auf den Namen Ihres Unternehmens. Diese Informationen werden aus den Hauptinformationen gezogen, die Sie bei der Erstellung Ihrer Vereinbarung eingegeben haben.
Bezieht sich auf den Bereich, in dem die Namen und Adressdaten der Kunden auf der Rechnung erscheinen.
Dies wird als "Fußzeileninformationen" bezeichnet. Auch diese Informationen werden aus den Hauptinformationen gezogen, die Sie bei der Erstellung Ihrer Vereinbarung eingegeben haben. Firmenname, Adresse, Firmen- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer usw
Jeder Bereich des Briefkopfs kann bearbeitet werden, was Ihnen die Möglichkeit gibt, die Größe und Position des betreffenden Elements zu ändern. Sie können auch festlegen, ob das Element auf allen Seiten der Rechnung oder nur auf der letzten Seite erscheinen soll. Im Textfeld sehen Sie die dynamischen Felder, die die Informationen einziehen. Zum Beispiel Firmenname, Adressdetails usw.
Wenn Sie alternative Informationen im Textfeld haben möchten, können Sie die dynamischen Felder entfernen und durch Ihre eigenen Informationen ersetzen.
Vorlagensammlungen
Der Bildschirm "Vorlagensammlungen" zeigt die verschiedenen Sammlungen, die Sie haben könnten. Es ist in Ordnung, wenn Sie nur eine Sammlung haben. Rechts von der aufgelisteten Vorlagensammlung können Sie auf das Symbol "Vorlagenoption" klicken, um auf diesen Bildschirm zu kommen:
Dies zeigt die Dokumente innerhalb der Sammlung und den Briefkopf, der mit den einzelnen Dokumenten verknüpft ist.
Um das Standardlayout eines der aufgelisteten Dokumente zu ändern, klicken Sie auf das Symbol ganz rechts "Layout". Dies führt Sie in den Bereich, in dem Sie Änderungen vornehmen können.
Erste Seite/Letzte Seite - Wenn Sie eine Rechnung haben, die nur wenige Zeilen mit Preisen/Kosten enthält, werden diese immer auf der letzten Seite angezeigt, da diese Seite die Gesamtsummen usw. zeigt. Wenn Ihre Rechnung lang ist und mehr als eine Seite erfordert, beginnt das System mit der ersten Seite.
Elemente - Jeder graue Bereich bezieht sich auf ein Element. Wenn Sie auf einen der grauen Bereiche klicken, erscheint das Element oben auf Ihrem Bildschirm, sodass Sie es bearbeiten können. Hier können Sie Änderungen an der Positionierung im Rechnungslayout, der Schriftart, der Textgröße usw. vornehmen.
Spalten - Dies ist der Hauptteil der Rechnung und enthält die Produktnummer, Beschreibung, Maßeinheit, Nettopreis usw. Da dies ein komplexerer Bereich ist, um Änderungen vorzunehmen, gibt es einen separaten Tab.
Platzierung - Dies bezieht sich auf den Platzierungsbereich innerhalb der Rechnung, von links nach rechts der Rechnung.
Name - Die Informationen, die in der Spaltenüberschrift enthalten sind. Der Wortlaut, der in Klammern erscheint, ist der, der in der Spaltenüberschrift erscheinen wird. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, ändern Sie diesen Wortlaut.
Abstand - Dies bezeichnet den Abstand zwischen der oberen und unteren Linie der Spaltenüberschriften. Wir empfehlen dringend, dies nicht zu ändern.
Schriftart - Zeigt die ausgewählte Schriftart an.
Größe - Zeigt die ausgewählte Schriftgröße an.
Ausrichtung - Zur linken, rechten usw. des Spaltenanfangs.
Anzeigen - Möchten Sie, dass diese Spalte auf Ihrer Rechnung angezeigt wird? Es gibt viele Elemente in der Liste, die Sie auf Ihrer Rechnung anzeigen können, aber der Platz ist begrenzt. Setzen Sie ein Häkchen in das Kästchen neben dem Element, welches angezeigt werden soll.
Bearbeiten - Ermöglicht Ihnen, die Spalte und alle oben genannten Bereiche zu bearbeiten.
Pfeile - Ermöglicht es Ihnen, die Spalten in der Priorität/Platzierung auf der Rechnung nach oben oder unten zu verschieben.
Sollten Sie Unterstützung bei der Gestaltung und dem Layout Ihrer Rechnungen benötigen, zögern Sie bitte nicht, unsere Support-Hotline über den Chat-Link zu kontaktieren oder uns eine E-Mail an hilfe@reviso.com zu senden.